Иллюстрированный самоучитель по документообороту

Контакты

Просмотр данных о контакте в электронной почте

  1. Откройте нужный контакт, щелкнув по нему мышью (например, "Arkadii Lyubarev").
  2. Перейдите на закладку Действия.
  3. В поле Показать выберите Электронная почта.
  4. В окне появились все электронные сообщения выбранного контакта (рис. 134).

Иллюстрированный самоучитель по документообороту › Приложение Microsoft Outlook › Контакты
Рис. 134. Окно данных о контакте в электронной почте

Закладка Сертификаты служит для назначения определенного цифрового сертификата безопасности при отправке сообщений данному контакту.

Закладка Все поля дает возможность просматривать всю информацию по контакту и вводить дополнительную.

С помощью команд меню Действия для контакта можно задать поручение, адресовать приглашение на собрание и т. п. (рис. 135). Если есть модем, Outlook набирает номер телефона контакта. Очень часто требуется выполнить одни и те же процедуры для нескольких клиентов. Например, если нужно отправить приглашение всем участникам собрания, Outlook предоставляет возможность объединения контактов в специальные группы рассылки.

Иллюстрированный самоучитель по документообороту › Приложение Microsoft Outlook › Контакты
Рис. 135. Команды меню Действия

Создание списка рассылки

  1. Выберите пункт Создать список рассылкив меню Действия.
  2. На закладке Члены заполните поле Имя (например, "участники собрания").
  3. Наймите кнопку Выберите членов.
  4. Выберите нужный контакт и нажмите кнопку Добавить.
  5. Повторите пункт 4 для всех участников.
  6. Нажмите кнопку ОК, затем кнопку Сохранить и закрыть.

Папка Контакты имеет семь стандартных представлений (табл. 38).

Таблица 38. Представления папки Контакты.

Представление Отображаемые элементы
Адресные карточки Отображает краткую информацию о каждом контакте в виде визитной карточки
Подробные адресные карточки Отображает полную информацию о каждом контакте в виде визитной карточки
Список телефонов Табличное представление всех контактов
По категориям Группировка элементов по категориям
По организациям Группировка элементов по организациям
По местоположению Группировка элементов по местоположению
По отметке "К исполнению" Группировка элементов по отметке К исполнению

Адресная книга и контакты

Windows имеет встроенное приложение для работы с контактами; это адресная книга, но возможности адресной книги Outlook гораздо больше, чем адресной книги Windows. Часто, работая с другими приложениями Windows, приходится использовать данные из адресной книги. Для того чтобы папка Контакты отображала свою информацию в адресной книге Windows, необходимо установить специальный параметр.

Изменение параметров папки Контакты

  1. Нажмите правую клавишу мыши, установив указатель на ярлыке Контакты.
  2. В появившемся контекстном меню выберите пункт Свойства (откроется диалоговое окно Свойства папки "Контакты).
  3. На закладке Адресная книга Outlook отметьте флажок Показать эту папку как адресную книгу.
  4. Нажмите кнопку ОК.
Если Вы заметили ошибку, выделите, пожалуйста, необходимый текст и нажмите CTRL + Enter, чтобы сообщить об этом редактору.