Иллюстрированный самоучитель по документообороту

Доступ к файлам, их просмотр и совместное использование

Имена файлов и папок отображаются в Outlook так же, как и в Проводнике Windows. Просмотр папок и файлов в Outlook осуществляется посредством группы Другие ярлыки на панели Outlook.

Просмотр папки или файла

  1. Щелкните левой кнопкой мыши по названию группы Другие ярлыки.
  2. Щелкните по ярлыку Мой компьютер; в области просмотра информации появятся доступные диски, папки и файлы (рис. 146).

Форма представления данных устанавливается выбором команды Текущее представление в меню Вид.

Если на компьютере установлены программы Excel или Word, можно создать файл, не выходя из Outlook, выбрав команду Создать документ Office в меню Файл.

Иллюстрированный самоучитель по документообороту › Приложение Microsoft Outlook › Доступ к файлам, их просмотр и совместное использование
Рис. 146. Просмотр файлов и папок в окне Outlook

В Outlook можно задавать поиск любых файлов по заданным условиям, выбрав команду Расширенный поиск в меню Сервис. После нажатия кнопки Найти отобранные элементы выводятся в области Результат поиска (рис. 147).

Иллюстрированный самоучитель по документообороту › Приложение Microsoft Outlook › Доступ к файлам, их просмотр и совместное использование
Рис. 147. Список найденных файлов

Найденные файлы можно сортировать, группировать, задавая параметры команды Текущее представление в меню Вид (рис. 148).

Для организации удобного хранения информации в Outlook можно использовать папки, ярлыки которых доступны при выборе панели Другие ярлыки и находятся слева в диалоговом окне программы (см. рис. 146).

Средства создания ярлыка пользовательской папки в любой группе такие же, как и в Проводнике.

Если Вы заметили ошибку, выделите, пожалуйста, необходимый текст и нажмите CTRL + Enter, чтобы сообщить об этом редактору.