Иллюстрированный самоучитель по документообороту

Регистрационные формы и документы службы делопроизводства

Регистрация документа – это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документа необходима для учета, контроля и поиска нужных документов.

Утверждение документов проводится должностным лицом (руководителем) соответствующего подразделения или руководителем предприятия или специально издаваемым документом для придания документу юридической силы. В утвержденных документах присутствует гриф утверждения документа, содержащий слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись инициалы и фамилию лица, утверждающего документ, и дата утверждения.

Перечень документов, подлежащих утверждению

  • Акты (проверок, ревизий, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.)
  • Инструкции (должностные, по технике безопасности и т. д.)
  • Отчеты (о производственной деятельности, о командировках и т. д.)
  • Перечни (должностей, работников, документов и т. д.)
  • Планы (производственные, развития, внедрения новой техники и т. д.)
  • Положения (о структурном подразделении, премировании и т. д.)
  • Программы (проведения работ, мероприятий, командировок)
  • Структура и штатная численность
  • Сметы (расходов, использования средств и т. д.)

Перечень документов, на которых ставится печать

На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами ставятся печать и подпись. Подпись должна быть заверена печатью предприятия.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица, подписавшего документ, и текст был разборчивым.

  • Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.).
  • Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов.
  • Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).
  • Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.).
  • Заявки (на оборудование и т. д.).
  • Заявление (на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.).
  • Командировочные и другие служебные удостоверения.
  • Лицензии на право ведения какой-либо деятельности.
  • Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
  • Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).
  • Поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банк, на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.).
  • Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк, на отправку международной корреспонденции).
  • Свидетельства об открытии представительств.
  • Смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.).
  • Совместные документы, подписанные руководителями предприятий.
  • Спецификации (изделий, продукции и т. д.).
  • Учредительные документы (устав, протокол и т. д.).
  • Характеристики.
  • Штатные расписания и изменения к ним.

Перечень документов, не подлежащих регистрации

В данный перечень включены документы, не подлежащие регистрации. Этот перечень может быть конкретизирован с учетом рода деятельности предприятия и доведен до секретарей-референтов, или лиц, ведущих журналы регистрации.

  • Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
  • Графики, наряды, заявки.
  • Сводки и информация, присланные для сведения.
  • Учебные планы, программы.
  • Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, пребывания и т. д.
  • Прейскуранты, прайс-листы.
  • Технические условия.
  • Нормы и нормативы расходов материалов.
  • Поздравительные письма.
  • Пригласительные билеты.
  • Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).
  • Формы статистической отчетности.
  • Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой "лично".
  • Объяснительные записки.
Если Вы заметили ошибку, выделите, пожалуйста, необходимый текст и нажмите CTRL + Enter, чтобы сообщить об этом редактору.