Документы справочно-информационные. Составление и оформление писем.
Примеры речевых оборотов, использующихся в переписке коммерческих структур приведены ниже.
Сообщения:
Следует отметить…
Обращаю Ваше внимание…
Считаю необходимым проинформировать Вас о том, что…
Просьбы:
Буду Вам признателен за информацию о…
Был бы весьма благодарен, если бы Вы сообщили о…
Ваш ответ позволит нам приступить к… (действиям, предпринимаемым в интересах взаимной выгоды).
Будем признательны, если Вы найдете возможность…
Выражения сожаления:
К сожалению, вынужден сообщить…
К сожалению, вынужден констатировать…
Претензии:
Я очень огорчен данным обстоятельством и надеюсь, что Вы разъясните мне ситуацию или… свою позицию относительно…
Полагаю, Вы согласитесь, что это не лучший способ вести дела…
Это избавит нас от досадной необходимости обращаться в соответствующие государственные инстанции. (фраза следует после описания тех действий партнера, которые позволят сторонам выйти из конфликтной ситуации).
Фразы, завершающие текст письма:
Буду признателен за все замечания и предложения, которые Вы сочтете необходимым высказать в ответ на наши инициативы.
Наша фирма открыта для любых форм сотрудничества. Готовы рассмотреть альтернативные предложения, которые последуют с вашей стороны.
Формулы вежливости:
С уважением,
С уважением и надеждой на взаимовыгодное сотрудничество,
С уважением и надеждой на продолжение диалога,
С наилучшими пожеланиями,
Искренне Ваш…
Следует обратить особое внимание на сочетание элементов адреса (14), обращения и формул вежливости, используемых в письме.
Необходимо также отметить, что особенности стиля переписки негосударственных организаций диктуют необходимость избегать фиксации отметки о наличии приложения (20). Прилагаемые документы целесообразно упоминать в тексте письма.
Нормы делового этикета при ведении переписки
Ответное письмо должно быть адресовано лицу, подписавшему инициативное письмо, направленное в ваш адрес. Должностной ранг адресата должен соответствовать должностному рангу лица, подписавшего письмо (21). Необходимо отвечать на каждое поступившее письмо. Срок ответа – неделя. Если за этот период нельзя принять окончательного решения, необходимо в промежуточном ответе оговорить срок, за который оно будет принято.
Если письмо содержит в себе отказ от предложений вашего корреспондента, то необходимо указать и обосновать его причину.
Например:
К сожалению, мы уже приняли на себя аналогичные договорные обязательства, нарушать которые не в традициях нашей фирмы.
К сожалению, мы приостановили выпуск продукции в связи с модернизацией оборудования.
Отказ не должен выглядеть окончательным. Необходимо наметить варианты дальнейшего сотрудничества: определить срок, когда стороны могут вернуться к продолжению диалога; выдвинуть альтернативные предложения; запросить дополнительную (конкретную) информацию и т.д.
Примеры писем приведены в Приложении.
Примечания:
- Заполняется только в том случае, если оформляемое письмо является ответным.
- Заполняется при необходимости.
- Заполняется только в том случае, если оформляемое письмо является ответным.
- Заполняется обязательно.
- Заполняется в том случае, если подписывает письмо не его автор.
- Заполняется только в том случае, если оформляемое письмо является ответным.
- В качестве адресата в гарантийном письме указывается только руководитель организации.
- Заполняется при необходимости.
- Заполняется обязательно.
- Заполняется обязательно.
- Инициалы адресата при обращении по фамилии не указываются.
- Обобщенное обращение допустимо только в первом инициативном письме.