Иллюстрированный самоучитель по офисной работе с документами

Составление и оформление протоколов

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть следующие части:

СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки от границы левого поля, после них ставится двоеточие.

Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется после цифры, обозначающей порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки с абзаца. После инициалов докладчика через тире фиксируются основные положения доклада. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа и, как правило, начинается с глагола в прошедшем времени (поддержал, опроверг, поставил под сомнение, одобрил, возразил, отметил, подчеркнул и т.п.).

Последовательность записи выступлений определяется порядком обсуждения.

Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после инициалов докладчика или выступившего указывается; текст (тезисы) доклада (выступления) прилагается (прилагаются).

После доклада или каждого выступления, если необходимо, последовательно записываются вопросы и ответы на них. Например:

Фамилия И.О. – как будет осуществляться переподготовка специалистов?
Фамилия И.О. – …

Вопросы и ответы фиксируются только в том случае, если, отвечая на вопрос, докладчик или выступавший затронули темы, не нашедшие отражения в докладе (выступлении).

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решение нумеруется арабскими цифрами с указанием пунктов и подпунктов. Номер пункта соответствует номеру обсуждаемого вопроса.

На каждом заседании коллегиальный орган по всем пунктам повестки дня принимает или решение (РЕШИЛИ:) или постановление (ПОСТАНОВИЛИ:). Постановляющая часть решений должна быть конкретной и, при необходимости, содержать сведения об исполнителе, сути поручения и сроках его исполнения.

Если необходимо, оформляют отметку о наличии приложения (20).

Подписывают протокол председатель и секретарь собрания. Например:

Иллюстрированный самоучитель по офисной работе с документами › Оформление видов организационно-распорядительных документов › Составление и оформление протоколов

Пример оформления протокола приведен в Приложении.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов протоколы делятся на полные, краткие и сокращенные.

В краткой форме протокола не фиксируется процесс обсуждения вопросов, т.е. в основной части отсутствуют позиции СЛУШАЛИ и ВЫСТУПИЛИ.

В сокращенной форме протокола отсутствуют слова "Повестка дня". Указывается порядковый номер вопроса, его формулировка и (на отдельной строке) перечисляются в соответствии с порядком обсуждения фамилии и инициалы лиц, выступивших с докладами или сообщениями. Содержание выступлений не раскрывается. Например:

О производстве продукции совместно с фирмой…
(Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.)

Далее фиксируется решение (постановление) по данному вопросу аналогично полной форме протокола.

Если необходимо проинформировать партнера о решениях, принятых относительно совместной деятельности, т.е. сообщить часть информации, содержащейся в подлиннике документа, оформляют выписку из протокола.

Пример оформления выписки из протокола приведен в Приложении.


Примечание:

  1. Заполняется при необходимости.
Если Вы заметили ошибку, выделите, пожалуйста, необходимый текст и нажмите CTRL + Enter, чтобы сообщить об этом редактору.