Автоматическое ведение Дневника
Выше мы рассмотрели ручное ведение Дневника, но в ряде случаев можно избавить себя от постоянного ручного протоколирования. Дневник Outlook сам будет создавать в фоновом режиме записи для событий вашей деятельности.
Виды протоколируемой деятельности, заносимой в Дневник, можно установить в диалоговом окне Параметры дневника (Journal Options).
Пример 6.2. Установка параметров Дневника.
- Сервис › Параметры…
- Настройки
- Параметры дневника… (рис. 6.5)
Рис. 6.5. Диалоговое окно Параметры дневника
Количество элементов, для которых Дневник Outlook может автоматически создавать записи, несколько меньше, чем элементов ввода с клавиатуры, но и их вполне достаточно. Выберите в поле Автозапись элементов (Automatically record these items) те, что не требуют вашего вмешательства.
Замечание
Мы еще не рассматривали эти элементы, но их суть – сообщения электронной почты, о которых пойдет речь е главе 9 "Электронная почта".
В разделе Для следующих контактов (For these contacts) выберите те, от которых будут протоколироваться выбранные выше сообщения.
Дневник Outlook предоставляет удобный способ создания записи, содержащей сведения о контакте. Выделите контакт и выберите команду Действия › Новая запись в дневнике.
В области Записывать также файлы из (Also record files from) укажите тип файлов, информация о работе с которыми будет записываться в дневник. Можно выбрать только типы файлов, совместимые с приложением Microsoft Office.
Замечание
Если вы работаете с файлом, который выбран в этом списке, не запустив Outlook, Дневник все равно создаст соответствующую запись. Кстати, темой этой записи является путь к файлу, например D:\Outlook2002\05\ou05.doc.
Переключатель справа внизу диалогового окна позволяет выбрать способ просмотра записей:
- открыть запись в дневнике (Opens the journal entry). Данный переключатель установлен по умолчанию, в этом случае будет открываться форма Запись в дневнике с вложенным ярлыком файла (рис. 6.6);
- открыть элемент, на который ссылается запись в дневнике (Opens the items referred to by the journal entry). Автоматически открывается файл в приложении, где он был создан.