Коллективная работа в Outlook
В главах "Календарь" и "Задачи" рассматривалась автономная работа со встречами и задачами. Но рамки деловой и личной деятельности человека не ограничиваются только автономной работой – как правило, необходимо интенсивное контактирование с окружающими людьми, будь то коллеги по работе или друзья. Таким образом, ставится вопрос о совместной работе коллектива людей, способного соответствующим образом интерпретировать встречи и задачи Outlook.
В главе "Электронная почта" демонстрировались коммуникационные возможности Outlook, частично решающие поставленную задачу (то есть можно передавать в простом текстовом сообщении сведения об условиях встречи или о постановке задачи). Но для полной автоматизации и единообразия процессов, связанных с коллективной работой, Outlook предлагает объединить возможности электронной почты с инструментами планирования и организации деловой и личной деятельности контакта.
В данной главе будут рассмотрены вопросы планирования собраний и назначения задач.
Планирование собраний
Начну с напоминания определения собрания, данного в главе 2 "Календарь". Собрание (Meeting) – это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов. Главное отличие встречи от собрания в том, что его необходимо согласовать с другими участниками данного мероприятия. При планировании собрания участникам рассылается специальная форма, в которой собираются данные об их занятости в назначенный период. Outlook суммирует полученные данные и предлагает варианты времени проведения собрания. Также можно согласовывать и ресурсы, например помещение для собрания, проектор, бланки договоров и т. п.
Вообще говоря, всю процедуру планирования собрания можно разбить на несколько этапов:
- составление списка участников и ресурсов;
- выбор времени собрания;
- составление и рассылка приглашений на собрание;
- обработка приглашений на собрание.
Чтобы не отходить от основной линии примеров данной книги, рассмотрим планирование собрания для группы писателей издательства "БХВ-Петербург", целью которого является рассмотрение и анализ предлагаемых к выпуску книг.
Составление списка участников и ресурсов
Любое планирование собраний начинается с определения и составления списка участников и ресурсов данного собрания.
Пример 10.1. Выбор участников и ресурсов собрания.
- (Представление папки Календарь}
- Действия › Назначить собрание (рис. 10.1)
- Другие › Добавить из адресной книги… (рис. 10.2)
- Имя <Контакт>
- Обязательный ›
- ОК
Рис. 10.1. Диалоговое окно Планировщик собрания