Общие сведения об отчете
Создание подчиненного отчета
Подчиненный отчет можно создать в существующем отчете, можно добавить существующий отчет в другой отчет в качестве подчиненного. Если подчиненный отчет должен быть связан с главным отчетом, то сначала убедитесь в правильности установленных связей между таблицами. Связь обеспечивает соответствие записей, выводящихся в подчиненном отчете, записям в главном отчете.
Для создания подчиненного отчета в существующем отчете выполните следующие действия:
- перейдите в окно базы данных и на вертикально расположенной панели Объекты (Objects) выделите значок Отчеты (Reports). Щелкните в списке объектов в правой части окна отчет, которая будет использоваться для главного отчета, и нажмите кнопку Конструктор (Design View) на панели инструментов;
- убедитесь, Что кнопка Мастера на панели элементов нажата. Для того чтобы вывести или скрыть панель элементов, выберите в меню Вид (View) команду Панель элементов (Toolbox) или нажмите одноименную кнопку на панели инструментов;
- нажмите кнопку Подчиненная форма/отчет (Subform/Subreport) на панели элементов;
- выберите в отчете место, в которое нужно поместить подчиненный отчет;
- следуйте инструкциям диалоговых окон мастера подчиненных отчетов (рис. 26.14);
- нажмите кнопку Готово (Finish) для добавления в отчет элемента управления подчиненного отчета.
Рис. 26.14. Диалоговое окно мастера подчиненных отчетов
Создание отчета на базе нескольких таблиц
Так же как запросы и формы, отчеты могут отображать данные из нескольких связанных таблиц. Данные из базовой таблицы выводятся в главном отчете, из других таблиц – в подчиненном отчете. Подчиненный отчет содержит данные, относящиеся к данным в главном отчете.
Главный отчет основан на таблице с первичным ключом, а подчиненный отчет основан на таблице, содержащей поле с таким же именем, как и у этого первичного ключа, и с таким же или совместимым типом данных. Например, если первичный ключ базовой таблицы главной формы имеет тип данных "Счетчик", а его свойство Размер поля (FieldSize) имеет значение Длинное целое, то соответствующее поле в базовой таблице подчиненной формы должно иметь тип данных "Числовой" со свойством Размер поля (FieldSize), имеющим значение Длинное целое.
Экспорт отчета
Для отправки отчета в электронном виде его можно конвертировать в копию видеоизображения (snapshot). Откройте отчет и выберите в меню Файл (File) команду Экспорт (Export). В диалоговом окне Экспорт файла в раскрывающемся списке Тип файла (Save as Type) выберите строку Снимок (Snapshot Format), укажите имя файла и нажмите кнопку Экспорт.