Пример правила надежной работы
В этом документе представлены правила ____________ (название Компании) работы, предоставления доступа, контроля и раскрытия различных электронных сообщений, включая полученные и отправленные служащими Компании. Правила эксплуатации информационных систем обязательны для всех пользователей компьютерных и сетевых систем организации, включая служащих, субподрядчиков и консультантов.
Целью данного документа является регламентация работы с "электронными сообщениями", в которые, помимо всего прочего, входит отправляемая, получаемая информация и обрабатываемая в электронной информационной сети информация, информация Internet, речевой почты, факсимильная, телеконференцсвязь, а также вся прочая информация, обрабатываемая вспомогательными системами, работающими в онлайновом режиме.
Информационные системы предназначены для обслуживания бизнеса
Информационные системы Компании изначально предназначены для выполнения задач, связанных с бизнесом Компании.
Персонал Компании может пользоваться информационными системами только в разрешенных пределах. Это использование не должно занимать много времени, а также не должно мешать выполнению основных задач. Личные сообщения не должны посылаться группам людей или другим служащим, за исключением случаев участия в соответствующих форумах (таких как конференции пользователей Usenet). Разрешение на широковещательное распространение личных сообщений нужно получить у вашего руководителя.
Контроль и конфиденциальность
Электронные сообщения, проходящие через информационные системы Компании, являются собственностью Компании и предназначены для выполнения задач бизнеса. Компания рассматривает все сообщения: отправленные, принятые или хранящиеся в архиве, как производственную информацию, включая и информацию, полученную для личных целей. Поэтому, конфиденциальность всех сообщений пользователей будет соблюдаться только на условиях Компании. Даже если Компания не занимается этим целенаправленно, она оставляет за собой право на контроль, предоставление доступа, пересмотр, копирование, хранение или удаление любых электронных сообщений, включая личные сообщения, получаемые с ее систем для любых целей, а также на передачу этой информации в другие руки, если Компания сочтет это необходимым.
Правило хранения данных
Компания будет сохранять все сообщения электронной почты и любые копии этих сообщений в течение шести месяцев. Резервные копии информации от других компьютерных систем будут храниться в течение одного года или дольше, если это предусмотрено условиями договора.
Запрещенная деятельность и судебные процессы
Запрещается использовать электронные коммуникационные средства для распространения любой информации или неэтичных действий, направленных на угрозы, дискриминацию (включая языковую дискриминацию, которая может рассматриваться как третирование других на расовой основе, из-за вероисповедания, цвета, возраста, физических данных, преимуществ, сексуальной ориентации и т.п.), клеветнические измышления, оскорбления или угрозы. В электронных сообщениях нельзя без соответствующих санкций разглашать информацию о сотрудниках. Категорически запрещается портить или вносить изменения в электронные сообщения в целях нанесения ущерба Компании или служащим Компании.
Средства электронных коммуникаций запрещено использовать для незаконных действий или нарушений прав интеллектуальной собственности других лиц. Служащим запрещено "влезать" в чужие компьютеры или перехватывать сообщения других лиц.
При составлении электронных сообщений служащие должны следовать тем же строгим правилам, что и при составлении служебных докладов. Содержание электронных сообщений может быть очень важным и сильно повлиять на финансовое состояние отдельных лиц Компании, к тому же оно может быть выдернуто из своего контекста. В виду того что отправлять такие документы очень легко, необходимо принять дополнительные меры по обеспечению гарантий того, что они не будут отправляться необдуманно и в спешке. Следует помнить, что все сообщения могут быть прочитаны кем-то еще кроме адресата. Соответственно, сообщения должны быть вежливыми, профессиональными и написаны деловым языком.