Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника
Суммы компенсаций, превышающие нормативы, установленные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. №92, нельзя включить в расходы. Следовательно, они не уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). В бухучете сумма компенсации признается в расходах в полной сумме. Из-за этого возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).
Можно учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного грузового автомобиля (микроавтобуса) сотрудника.
За использование личного имущества сотрудника в служебных целях организация должна выплатить ему компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Данное правило в полной мере относится не только к легковым, но и к грузовым автомобилям.
В отношении легковых автомобилей компенсация за их использование в служебных целях учитывается при расчете налога на прибыль в пределах норм.
Расходы на выплату компенсации за использование личных грузовых автомобилей (микроавтобусов) сотрудников главой 25 Налогового кодекса РФ не предусмотрены.
Однако перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, является открытым (ст. 264 НК РФ). Поэтому при соблюдении всех необходимых условий компенсации сотрудникам за использование их личных грузовых автомобилей (микроавтобусов) в служебных целях можно учесть при расчете налога на прибыль в полном объеме (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). То есть в размерах, согласованных сторонами трудового (коллективного) договора (ст. 188 ТК РФ).
Такой вывод следует из писем Минфина России от 18 марта 2010 г. №03-03-06/1/150, от 15 августа 2005 г. №03-03-02/61.
Следует отметить, что в отношении компенсации за использование микроавтобуса Минфин России указывал на то, что подпункт 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ позволяет включить в расходы только компенсацию за использование личного легкового автомобиля сотрудника (письмо Минфина России от 24 апреля 2008 г. №03-03-06/1/293). При этом в письме ничего не сказано о возможности учесть в расходах компенсацию за использование микроавтобуса на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
Однако, в связи с выходом более поздних разъяснений финансового ведомства, позволяющим учесть в расходах компенсацию за использование видов транспорта, отличных от легкового (письмо от 18 марта 2010 г. №03-03-06/1/150), при отнесении к расходам компенсации за использование микроавтобуса, организация может руководствоваться именно ими.
И при методе начисления, и при кассовом методе моментом признания в налоговом учете расходов в виде компенсации за использование личного автомобиля будет дата перечисления денег с расчетного счета (выплаты из кассы) (подп. 4 п. 7 ст. 272, п. 3 ст. 273 НК РФ).
Пример:
Организация применяет общую систему налогообложения.
Для расчета налога на прибыль организация использует нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. №92.
В феврале 2011 года сотруднику ЗАО "Альфа" А.С. Кондратьеву была начислена и выплачена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок.
Сумма компенсации составляет 3000 руб. в месяц. Размер компенсации установлен с учетом затрат сотрудника на содержание машины, приобретение бензина и т. п. (приказ о назначении компенсации). Объем двигателя автомобиля – 2500 куб. см.
Тариф взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – 0.4 процента. К февралю 2011 года доходы сотрудника превысили ограничения, установленные подпунктами 3 и 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ. Поэтому стандартные налоговые вычеты ему не предоставляются.
"Альфа" платит налог на прибыль ежемесячно, применяет метод начисления.
Норма компенсации для автомобилей с объемом двигателя больше 2000 куб. см составляет 1500 руб. в месяц (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. №92). В пределах этой суммы компенсация уменьшит налогооблагаемую прибыль организации. Сверхнормативная сумма компенсации в размере 1500 руб. (3000 руб. – 1500 руб.) не повлияет на расчет налога на прибыль.
При расчете НДФЛ бухгалтер "Альфы" не применяет нормы постановления Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. №92. Поэтому вся сумма компенсации (3000 руб.) НДФЛ не облагается.
Компенсация в пределах сумм, установленных приказом (3000 руб./мес.), не облагается взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.
В феврале бухгалтер "Альфы" сделал в учете следующие проводки:
Дебет 26 Кредит 73-3000 руб. – начислена компенсация за использование автомобиля для служебных поездок;
Дебет 99 субсчет "Постоянные налоговые обязательства" Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на прибыль" – 300 руб. (1500 руб. * 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство, возникшее из-за превышения суммы компенсации над нормами, установленными законодательством для расчета налога на прибыль.
Нельзя уменьшить налогооблагаемую прибыль на расходы, связанные с приобретением ГСМ, если организация возмещает сотруднику эти расходы помимо компенсации за использование личного автомобиля, предусмотренной постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. №92.