Архивное дело в организации
Иногда по незнанию или недоразумению, в силу непредвиденных обстоятельств, а чаще всего по небрежности сотрудников могут быть уничтожены, утеряны документы, являющиеся единственным свидетельством для исчисления трудового стажа.
Многим ли известно, как и где должны храниться подобные им кадровые документы? Как организовать учет движения документов внутри организации? Более того, когда в ходе деятельности организации документов становится очень много и нет достаточного контроля за их месторасположением, то поиск необходимой информации вырастает в проблему.
Из этой проблемы есть два выхода.
Архивное хранение документов в организации:
- организовать хранение законченных делопроизводством документов непосредственно в организации. Потребуется проведение работ по упорядочению, систематизации, описанию, переплету, учету документов.
Архивное хранение документов вне офиса организации:
- депозитарное архивное хранение документов на территории государственных архивов. Данный вид хранения предполагает полное научно-информационное обслуживание организации заказчика, своевременное выделение к уничтожению документов с истекшим сроком хранения. Гарантирует надежность, конфиденциальность, несколько рубежей защиты документной информации. Для этого необходимо заключить специальный договор хранения. В нем указывается срок, в течение которого архив обязуется хранить документы.
Мы будем рассматривать архивное хранение в организации. Для начала определим, что относится к документам по личному составу?
Документы по личному составу – это комплекс определенных видов и разновидностей документов, отражающих трудовые отношения работника с работодателем. Можно выделить следующие группы документов:
- документы, фиксирующие собственно трудовую деятельность (приказы по личному составу, личные дела, списки работников, трудовые договоры, контракты, личные карточки формы №Т-2);
- документы, отражающие финансовую сторону трудовой деятельности (единовременные трудовые соглашения, лицевые счета, расчетно-платежные ведомости, документы по тарификации, документы об установлении персональных окладов, ставок и надбавок);
- документы, фиксирующие должностные и иные заслуги работника (документы о представлении к государственным и ведомственным наградам, списки и журналы награжденных);
- документы, фиксирующие производственно-трудовой травматизм;
- документы, удостоверяющие работу во вредных условиях производства и дающие право на льготы;
- документы, регистрирующие наличие или выдачу документов по личному составу (книги учета выдачи трудовых книжек, книги регистрации выдачи дипломов, аттестатов, книги учета личных дел);
- невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и т.д.).
Всего к группе документов по личному составу могут быть отнесены более 40 видов документов. Практически все они, за небольшим исключением, приведены в Перечне с указанием сроков хранения.
Но не стоит забывать, что архивному хранению подлежат и бухгалтерские документы. Так, согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 №129 "О бухгалтерском учете" организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Правила организации государственного архивного дела – это и есть вышеназванный Перечень.