Подготовка дел к сдаче в архив организации
Отдельным большим участком работы архива являются вопросы подготовки дел к сдаче в архив организации. Они заслуживают серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные методические и практические ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива. Комплекс работ по передаче документов в архив, в том числе и по личному составу, делится на следующие стадии:
- формирование дел после окончания и в текущем делопроизводстве.
- оформление дел в соответствии с установленным порядком.
- экспертиза ценности документов и дел.
- описание дел, передаваемых в архив организации.
- передача документов в архив организации.
Формирование дел
Документы при подготовке к передаче на хранение должны быть правильно сформированы в дела.
Необходимо соблюдать основные требования:
- в дело формируются документы одного срока хранения (приказы по основной деятельности и по личному составу не могут составлять одно дело, приказы по личному составу, касающиеся приема и увольнения не могут составлять одно дело с приказами по отпускам и командировкам и т.д.);
- в дело формируются документы за один год. Исключение составляют документы, которые невозможно разделить по хронологии физически (журнал регистрации документов, рукописная книга приказов, расчетно-платежные ведомости, в которых информация за разные месяцы расположена на оборотной стороне одного листа и т.д.). Наличие таких документов оговаривается в исторической справке и предисловии. Небольшой объем документов (например, некоторые формы статотчетов состоят из 1-2 листов) не является основанием для их объединения за несколько лет в одно дело;
- дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см;
- в дело включается по одному экземпляру документов.
Документы располагаются внутри дела, как правило, в хронологическом порядке. Приказы по основной деятельности и по личному составу формируются по возрастанию номеров, т.е. с №1 и далее, и по хронологии от января к декабрю. При больших объемах документов приказы по личному составу о приеме, увольнении, перемещении, премировании можно формировать в отдельные дела. Если в делопроизводстве организации приказы по основной деятельности и приказы по личному составу велись вместе, их необходимо разделить.
Расчетно-платежные ведомости формируются с учетом порядка их ведения в бухгалтерии организации, т.е. либо в одно дело за весь год, либо по месяцам, либо по всей организации, либо по каждому структурному подразделению.
Лицевые счета по заработной плате группируются в дело за определенный год и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям.
Расчетно-платежные ведомости и лицевые счета могут формироваться внутри года по структурным подразделениям.
Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности работников организации, имеющие различные сроки хранения, формируются в разные дела. Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу, причем небольшая, посвящена действительно вопросам, влияющим на место работы, перемещение по должности, премирование работников. Эти документы должны храниться 75 лет. Вместе с тем большая часть приказов по личному составу отражает оперативные вопросы деятельности работников: приказы по командировкам, отпускам, дежурствам и т.д. Данные виды приказов хранятся 5 лет.
Целесообразно с самого начала присваивать приказам 75-летнего срока хранения и 5-летнего срока хранения самостоятельные номера, что облегчит их формирование в разные дела и последующий поиск необходимой информации.
Личные дела. В личных делах все документы располагаются только в хронологическом порядке их поступления. На все документы, содержащиеся в личном деле, в обязательном порядке составляется внутренняя опись, которая содержит следующие реквизиты:
- порядковый номер документа, включенного в опись;
- номер и дата документа (если это необходимо);
- наименование документа;
- количество листов в документе;
- примечание;
- итоговая запись о количестве документов личного дела.
Примерный порядок расположения документов в личном деле таков: внутренняя опись документов дела, листок по учету кадров или анкета, заявление о приеме на работу, автобиография, заверенные копии личных документов, заверенные копии приказов о приеме, назначении, перемещении, должностные обязанности, документы по аттестации и т.д.
Карточки формы №Т-2 группируются, по возможности, по году увольнения работников, а затем – по алфавиту. Если карточки велись неправильно, и год увольнения установить невозможно, карточки группируются в алфавитном порядке за весь период деятельности организации.
Для всех дел по личному составу долговременного срока хранения оформление дел в обязательном порядке предусматривает:
- оформление обложки дел по установленной форме;
- нумерацию листов в деле;
- составление листа-заверителя, подтверждающего количество листов в деле;
- составление внутренней описи документов дела (если необходимо);
- подшивку или переплет дела.
На обложке дела указывается:
- наименование организации;
- индекс дела по номенклатуре дел организации;
- заголовок дела;
- даты дела (даты подписания приказов о приеме и увольнении);
- количество листов в деле.
После внесения дела в опись на обложке проставляется его номер по описи и срок хранения дела. Сформированные дела подлежат оформлению.