Подготовка дел к сдаче в архив организации
Оформление дел
Дела постоянного срока хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, предусматривающему подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя, оформление обложки дела. У переплетенных дел имеющийся переплет сохраняется в том случае, если он находится в удовлетворительном физическом состоянии.
Документы, сформированные в дело, подшиваются. При подготовке к подшивке документы укладываются таким образом, чтобы сохранялась возможность прочтения всего текста документа. Металлические предметы (скобы, скрепки и т.д.) удаляются. Перед первым документом и за последним из них подкладываются чистые листы бумаги. Документы подшиваются в картонные обложки на четыре прокола. Если формат документов не позволяет подшить их самостоятельно (некоторые формы лицевых счетов, документы без левого поля и т.д.), такие документы наклеиваются на чистые листы с соблюдением формата правого поля и подшиваются.
Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и т.д.) вкладываются в чистые конверты, которые затем подшиваются в личные дела, а при отсутствии личных дел укладываются в папки с клапанами по порядку номеров в соответствии с описью дел.
Нумерация листов в делах проводится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов. Все листы, кроме листов внутренней описи, нумеруются в правом верхнем углу листа арабскими цифрами простым карандашом. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Сложенные листы большого формата разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу. Лист с документами, приклеенными наглухо, нумеруется как один лист. Если документы приклеены к листу одним краем, каждый из них нумеруется отдельно. Конверты, подшитые в дела, нумеруются следующим образом: сначала сам конверт, затем каждое вложение в нем. Если обнаружены ошибки в нумерации листов, можно применить литерные номера, наличие которых оговаривается в заверительной надписи.
Лист-заверитель составляется на отдельном листе по установленной форме и подписывается составителем. Если дело подшито или переплетено без листа-заверителя, лист можно подклеить. При этом рекомендуется использовать клей КМЦ или ПВА.
Обложка дел постоянного срока хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На ней указываются наименование организации, ее подчиненность, индекс дела, заголовок дела, дата дела, количество листов в деле, срок хранения, шифр дела. На обложке дела оставляется место для внесения наименования архива, в который передаются документы. Обложка оформляется светостойкими чернилами, предпочтительнее – черного цвета. Название организации пишется полностью, в именительном падеже.
