Расчеты с подотчетными лицами по банковским картам
Организация может перечислять денежные средства подотчетным лицам на банковские карты. При этом могут использоваться как личные банковские карты сотрудников, так и корпоративные банковские карты.
Использование личных банковских карт сотрудников.
Для перечисления денежных средств под отчет на личную банковскую карту работник должен сообщить в бухгалтерию организации банковские реквизиты своей карты. Возможно перечисление как рублевых, так и валютных сумм.
Перечисление денежных средств работнику на личную банковскую карту оформляется документом "Платежное поручение исходящее" (или "Платежный ордер на списание денежных средств") с видом операции "Перечисление денежных средств подотчетнику".
Сотрудник с помощью карты оплачивает товары и услуги, а также может снимать наличные. На совершенные расходы сотрудник составляет авансовые отчеты и представляет их в бухгалтерию (аналогично расчетам наличными).В документе "Авансовый отчет" в случае расчетов с подотчетным лицом с использованием банковских карт на закладке "Авансы" указываются банковские платежные документы ("Платежное поручение исходящее", "Платежный ордер на списание денежных средств"). В печатной форме АО-1 подотчетные суммы, полученные по безналичному расчету, показываются отдельной строкой.
Использование корпоративных банковских карт.
Для расчетов с подотчетными лицами через корпоративные банковские карты организация должна открыть в банке специальный карточный счет, получить у банка необходимое количество платежных карт, "привязанных" к этому счету и выдать эти карты сотрудникам. Возможно также открытие нескольких карточных счетов (например, отдельный счет для каждой карты). Владельцем карты при этом является организация, а держателем карты – конкретный сотрудник (как правило, карты именные, и совершать операции по ним может только один конкретный человек). Карточные счета могут быть как рублевыми, так и валютными.
Сотрудник, получив карту, может с ее помощью оплачивать товары и услуги, а также снимать наличные.
Денежные средства на карточных счетах учитываются на отдельных субсчетах счета 55 "Специальные счета в банках".
В отличие от обычного банковского счета, все операции по расходу денежных средств с карточного счета считаются выдачей под отчет сотруднику – держателю корпоративной банковской карты.
Перечисление денежных средств на специальный карточный счет при использовании расчетной (дебетовой) корпоративной карты отражается документом "Платежное поручение исходящее" с видом операции "Перевод на другой счет организации".
Зачисление кредита на специальный карточный счет оформляется документом "Платежный ордер на поступление денежных средств" с видом операции "Расчеты по кредитам и займам".
Для отражения оплаты услуг банка, связанных с открытием и обслуживанием специального карточного счета (денежные средства перечисляются с расчетного счета организации), используются документы "Платежное поручение исходящее" (или "Платежный ордер на списание денежных средств") с видом операции – "Прочий расход".
Расход денежных средств держателем карты для оплаты товаров, работ, услуг или на другие цели, оформляется документом "Платежный ордер на списание денежных средств" с видом операции "Перечисление денежных средств подотчетнику".
На все совершенные по карте расходы сотрудник составляет авансовые отчеты и представляет их в бухгалтерию.
В документе "Авансовый отчет" в случае расчетов с подотчетным лицом с использованием банковских карт на закладке "Авансы" указываются банковские платежные документы ("Платежное поручение исходящее", "Платежный ордер на списание денежных средств"). В печатной форме АО-1 подотчетные суммы, полученные по безналичному расчету, показываются отдельной строкой.