Типовые ситуации по учету кадров и заработной платы
Прием в организацию нового работника
При регистрации приема в организацию нового работника от него необходимо получить трудовую книжку и сведения из других документов: паспортные данные, ИНН и сведения о страховом свидетельстве ПФР. Кроме того, для правильного расчета НДФЛ требуется получить справку о доходах на предыдущем месте работы за текущий календарный год, сведения о детях и иждивенцах, а также данные, подтверждающие право работника на получение дополнительных льгот.
Если работник раньше нигде не работал, то в момент приема на работу организация выписывает на него трудовую книжку. Затем организация передает сведения на работника в инспекцию ФНС для получения ИНН и анкету в отделение ПФР для получения страхового свидетельства.
Ввод сведений о физическом лице – сотруднике организации
Сведения о работнике как о физическом лице можно ввести непосредственно в справочнике "Физические лица". Для того чтобы классифицировать физическое лицо, как сотрудника конкретной организации, необходимо ввести данные о нем в справочник "Сотрудники организаций".
Открываем форму списка справочника "Физические лица" (меню "Кадры" › "Физические лица") и создаем новый элемент справочника нажатием на кнопку 
("Добавить") на командной панели формы списка.
Заполняем открывшуюся форму элемента справочника – "Личные данные физического лица". Вводим фамилию, имя, отчество, дату рождения, пол. Для ввода сведений о месте рождения, удостоверении личности и гражданстве открываем дополнительные формы нажатием на кнопку выбора 
в правой части соответствующих полей. Вводим ИНН и номер страхового свидетельства ПФР (если такие данные есть у работника). В таблице "Контактная информация" вводим адрес по прописке (регистрации). Здесь можно ввести адреса и других типов.
Если в нашей организации у работника будет основное место работы (не по совместительству), то нажимаем на кнопку "НДФЛ" формы личных данных физического лица – после этого открывается новая форма ввода данных для НДФЛ.
Если физическое лицо уже имело доходы в текущем календарном году, то открываем закладку "Доходы на предыдущих местах работы" и вносим данные из справки о доходах работника с детализацией по месяцам.
На закладке "Вычеты" в табличной части "Право на стандартные вычеты" вносим запись о правах на вычеты при расчете НДФЛ. Как правило, в этой записи указывается личный код вычета 103 и код вычета 108/101 на детей и указывается количество детей. При наличии прав на другие виды вычетов вносятся дополнительные записи. В табличной части указывается организация, где будет основное место работы, и соответственно будут применяться вычеты.
Открываем форму списка справочника "Сотрудники организаций" (меню "Кадры" › "Сотрудники организаций") и создаем новый элемент справочника нажатием на кнопку ("Добавить") на командной панели формы списка.
В верхней части формы элемента справочника "Сотрудники организаций" устанавливаем переключатель в положение "Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц".
Нажимаем на гиперссылку "Открыть справочник физических лиц для выбора" и выбираем их справочника "Физические лица" только что созданное физическое лицо.
Указываем организацию, в которую сотрудник будет принят на работу, и вид занятости сотрудника: основное место работы или совместительство. Сохраняем сведения о сотруднике нажатием на кнопку "ОК".
Ввод сведений об условиях оплаты труда
Сведения об условиях оплаты труда работника вводятся документом "Прием на работу".
Открываем журнал документов "Прием на работу" (меню "Кадры" › "Прием на работу в организацию") и создаем новый документ нажатием на кнопку ("Добавить") на командной панели формы журнала.
Заполняем открывшуюся форму нового документа "Прием на работу". В шапке формы документа указываем организацию, номер и дату документа. В табличную часть закладки "Работники" вводим запись о работнике: в колонке "работник" указываем физическое лицо (выбираем из справочника "Сотрудники организаций"), далее указываем дату приема, подразделение, должность. В табличной части "Начисления" указываем виды начислений и денежные суммы.
Для того, чтобы распечатать приказ о приеме на работу, записываем документ в информационную базу нажатием на кнопку "Записать", затем нажимаем на кнопку "Печать" и в открывшемся меню выбираем пункт "Форма Т-1".