Иллюстрированный самоучитель по документообороту

Введение

Три уровня

В зависимости от реализации, возможностей и назначения системы делопроизводства, технического архива и документооборота можно поделить на три уровня.

Персональные системы (однопользовательские)

Эти системы наиболее просты и дешевы, но не всегда удовлетворяют потребностям предприятия. Как пример может быть рассмотрена простая организация делопроизводства в среде Windows 95/98.

Системы для рабочих групп

Данные системы, как правило, для обеспечения поиска документов используют базу данных. Они просты в настройке, не требуют выделенного сервера, предназначены для использования в первую очередь в сетях. Примеры: Rasterex EDM, CYCO AutoManager WorkFlow, Интермех Search 3.0, Intergraph WorkShare. Такие системы целесообразны для использования 20-30 одновременно работающими сотрудниками.

Системы масштабов предприятия

Такие системы построены в архитектуре клиент-сервер, используют для поиска данных, как правило, SQL Server (что усложняет их администрирование). Работают они как на платформе PC, так и на рабочих станциях. Возможностями защиты данных они обладают большими, чем системы среднего уровня, хорошо масштабируются, что позволяет использовать их как в рамках отдела, так и всего предприятия. Наиболее известные в нашей стране системы такого класса – на основе DOCS Open. Производители САПР для UNIX-станций также предлагают ряд систем: ComputerVision Optegra, EDSAJnigraphics IMAN, Intergraph AIM. Однако эти системы более дорогие.

При переходе к электронной форме хранения документов часто допускается следующая стратегическая ошибка: сначала устанавливается программное и аппаратное обеспечение, сканеры, программы распознавания символов и векторизации чертежей, редакторы текстов, графические пакеты и только потом, когда предприятие уже тонет в потоке электронных документов, решается вопрос о приобретении системы документооборота и управления данными.

С чего начать?

Для организации автоматизации делопроизводства необходимо осуществить переход от бумажных носителей информации к электронным. Для этого в организации должны быть следующие компоненты:

  • средства для создания и обработки информации в электронной форме;
  • средства для хранения данных – архив (сервер или несколько серверов с необходимым для архивного копирования документов периферийным оборудованием);
  • система передачи данных между пользователями;
  • средства для получения твердой копии архивных данных;
  • собственно программное обеспечение автоматизации документооборота и управления данными.
Если Вы заметили ошибку, выделите, пожалуйста, необходимый текст и нажмите CTRL + Enter, чтобы сообщить об этом редактору.