Совместная работа с помощью сервера MS Project Server
Получение сообщений от сотрудников
Для просмотра сообщений, поступивших от сотрудников, руководитель проекта должен зайти на сервер MS Project Server и ввести свой логин и пароль. На персональной странице руководитель увидит оповещение о поступивших обновлениях и ссылку для их просмотра. После щелчка на ней открывается раздел Updates (Обновления), в который можно попасть и с помощью верхнего меню страницы.
В центре страницы находится таблица со списком изменений, сгруппированных по проектам – ведь руководитель может одновременно работать с несколькими проектами. Поэтому в первой строке в таблице на указано название нашего проекта – 6.
Относящиеся к одному проекту изменения сгруппированы по типам: Task update (Обновление задачи), Task rejection (Отклонение задачи) и New task request (Запрос на создание задачи). Изменения, относящиеся к одному типу, сгруппированы по сотрудникам, приславшим изменения. В нашем случае каждый из сотрудников прислал по одному изменению.
В таблице есть колонка индикаторов, содержащая значки, при наведении мыши на которые можно просмотреть дополнительную информацию об изменении. Например, на рисунке видно сообщение, появляющееся при наведении мыши на значок рядом с задачей, созданной Тестировщиком. А для просмотра и редактирования заметок нужно дважды щелкнуть на значке заметки.
Чтобы принять изменение и внести соответствующие изменения в план проекта, в первом столбце таблицы в строке с изменением нужно выбрать из раскрывающегося списка пункт Accept (Принять). Если же изменение вас не устраивает, следует выбрать в этом списке пункт Reject (Отклонить). Чтобы принять все изменения, нужно нажать кнопку Accept all (Принять все), расположенную над первым столбцом таблицы. Определившись с тем, какие изменения принимаются, а какие – нет, и установив соответствующие значения в первом столбце, нужно нажать кнопку Update (Обновить) в верхнем правом углу страницы.
После этого запускается MS Project и в нем открывается файл проекта, в который автоматически вносятся принятые изменения. После внесения изменений MS Project предлагает сохранить файл, и если вы откажетесь от этого, то изменения не будут считаться принятыми и останутся на сервере. Если же сохранить файл, то изменения будут считаться принятыми и пропадут из списка изменений на сервере.
Примечание
Таким образом, внести изменения в план проекта можно только в том случае, если вы работаете с сервером MS Project Server с компьютера, на котором установлен MS Project и хранится план проекта, изменяемый вами на сервере.
В файле 7.mрр видно, что в план добавилась задача, поступившая от Тестировщика, причем в соответствии с настройками, сделанными сотрудником, установлены трудозатраты задачи и ограничение по дате ее начала. В файле 5.mpp мы изменили положение задачи в плане и опубликовали обновленное назначение.
Учет фактических трудозатрат
При совместной работе с помощью MS Project Server руководителю для получения фактических данных о ходе работ не обязательно запрашивать ресурсы задач. На странице персональных задач в таблице рядом с диаграммой сотрудник может вводить фактические данные в доступные для редактирования поля.
Если сотрудник не присылает данные о ходе работ, их можно запросить с помощью команды меню Collaborate › Request Progress Information (Совместная работа › Запросить ход выполнения). В таком случае сервер может направить сотруднику уведомление по почте (если администратор сервера настроил его для работы с почтовой системой) или просто добавит в список задач пометку о необходимости сообщить руководителю проекта о состоянии задачи.
Ввод фактических данных сотрудником
MS Project Server позволяет учитывать фактические трудозатраты с помощью любого из трех методов (учета процента завершения, фактических и оставшихся трудозатрат или повременных трудозатрат), и в соответствии с установленным администратором методом отслеживания в таблице становятся доступны для редактирования те или иные поля.
Например, Тестировщик вводит данные о ходе работы над задачей. Столбцы, данные которых можно редактировать – % Work Complete (% завершения по трудозатратам) и Remaining Work (Оставшиеся трудозатраты), – выделены белым фоном, а строки, содержащие измененные данные, – шрифтом красного цвета. После ввода данных сотрудник нажимает кнопку Update All (Обновить все) или Update Selected Rows (Обновить выделенные строки), и информация передается руководителю проекта.