Приложение 16. Примерная должностная инструкция секретаря-референта.
| Наименование организации | УТВЕРЖДАЮ Директор |
| ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ___________№_____________ |
И.О. Фамилия ______________________ |
| Москва | |
| Секретаря референта | |
| 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ | |
| 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором. 1.2. Основными задачами секретаря-референта являются документационное и организационное обеспечение управленческой деятельности. 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия. 1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется: законодательными актами РФ; Уставом предприятия; Положением о функциональных службах предприятия; приказами (указаниями) руководства предприятия; нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства; настоящей должностной инструкцией. 1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов. 1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами: перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности; организации работы с документами, составления документации; организации управленческого труда; применение средств вычислительной и организационной техники; культуры труда и служебной этики; охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты. |
|
| 2. ФУНКЦИИ | |
| На секретаря-референта возлагаются следующие функции: 2.1. Справочно-информационное обслуживание по документам предприятия. 2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия. 2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия. 2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства. 2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу). |
|
| 3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ | |
| Секретарь-референт должен: 3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов. 3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, справочно-информационное обслуживание и хранение документной информации. 3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия. 3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение. 3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения. 3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта, Интернет и т. п.). 3.7. Вести прием посетителей. 3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия: оформление приказов по личному составу; оформление личных карточек формы Т-2 (Т-2А) или личных дел; оформление трудовых книжек; оформление и ведение трудовых контрактов (договоров); оформление командировочных документов; оформление листов нетрудоспособности; ведение табеля учета рабочего времени; выдача справок о трудовом стаже и зарплате. 3.9. Обеспечивать изготовление документов и копировально-множительные работы с применением современных средств офисной оргтехники. 3.10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение. 3.11. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия. |
|
| 4. ПРАВА | |
| Секретарь-референт имеет право: 4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. 4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия. 4.3.Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-97). 4.4. Визировать управленческие документы в рамках своей компетенции. 4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники. 4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия. 4.7. Работать с документами, имеющими гриф "КТ" или "Конфиденциально". 4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции. 4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству. |
|
| 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ | |
| Секретарь-референт несет ответственность за: 5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия. 5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и контролю исполнения документов. 5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "КТ". 5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией. |
|
| Заведующий канцелярией | И.О. Фамилия |