Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Access 2002

Обмен данными с Microsoft Word в системе автоматизации

Шаблон документа должен быть приготовлен заранее. Рассмотрим, как это можно сделать.

  1. Создайте красивый бланк, пользуясь средством Microsoft Clip Gallery или любой другой библиотекой картинок, рамочек и т. д. (Можно использовать шаблон, присутствующий на компакт-диске, – файл Приглашение.dot). Это будет основной документ для слияния.
  2. Теперь нужно установить связь с источником данных. В программе мы будем использовать в качестве источника данных временную таблицу Access, т. е. таблицу, которая существует только при работе процедуры VBA. Однако для установления связи нужно создать такую таблицу в базе данных. Создайте новую таблицу и определите следующие поля таблицы: "Фамилия", "Имя", "Обращение", "Должность". Назовите ее "СписокПриглашенных".
  3. Откройте файл Приглашение.dot и выполните команду меню Сервис › Письма и рассылки › Мастер слияния (Tools › Letters and Mailing › Mail Merge Wizard). Будет запущен Мастер слияния, который в новой версии Microsoft Word реализован в виде панели задач, расположенной слева на экране (рис. 15.34)

    Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Access 2002 › Интеграция Access 2002 с другими компонентами Office 2002 › Обмен данными с Microsoft Word в системе автоматизации
    Рис. 15.34. Панель Мастера слияния

  4. Далее следуйте указаниям мастера. На первом шаге выберите тип документа – Письма (Letter) и нажмите кнопку Далее (Next), чтобы перейти к следующему шагу.
  5. На втором шаге выберите переключатель Текущий документ (Use The current document).
  6. На третьем шаге нужно указать источник данных. Оставьте значение поля Выбор получателей (Select Recipient) по умолчанию – Использование списка (Use an existing List) и нажмите на ссылку Обзор (Browse). Появится стандартное диалоговое окно для выбора файла.
  7. Найдите в этом окне файл "Борей.MDB" и нажмите кнопку Открыть (Open). Появится диалоговое окно со списком таблиц.
  8. Выберите в нем таблицу "СписокПриглашенных". Появится диалоговое окно, в котором будет отображено содержимое исходной таблицы (рис. 15.35). Закройте это окно.

    Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Access 2002 › Интеграция Access 2002 с другими компонентами Office 2002 › Обмен данными с Microsoft Word в системе автоматизации
    Рис. 15.35. Диалоговое окно с содержимым таблицы "СписокПриглашенных"

  9. Теперь на экране отображается панель инструментов Слияние (Mail Merge). Установите курсор в левый верхний угол документа и нажмите кнопку Добавить поля слияния (Insert Merge Fields). Появляется одноименное диалоговое окно со списком всех полей в источнике данных. Выберите в списке поле "Обращение" и нажмите кнопку Вставить (Insert). Аналогично вставьте остальные поля (см. рис. 15.34). Поля слияния являются одним из видов полей Word и выглядят в основном документе как заключенные в угловые кавычки названия соответствующих полей источника данных.
  10. Сохраните документ в виде шаблона (файл с расширением dot) и закройте.
Если Вы заметили ошибку, выделите, пожалуйста, необходимый текст и нажмите CTRL + Enter, чтобы сообщить об этом редактору.