Десять заповедей Word
В этой главе…
Если вы внимательно прочли предыдущие части этой книги, то уже можете сами написать главу с таким названием. Ведь я столько раз повторял одни и те же полезные советы! Надеюсь, вы запомнили хотя бы некоторые из них. Если разобраться, можно было бы написать "Пятнадцать (двадцать и т.п.) заповедей Word", просто десять лучше звучит и не так пугает изрядно утомленного читателя.
В этой главе представлено десять (не пятнадцать!) заповедей, данных пользователю Word свыше. (Хорошо звучит?) По существу, это собранные воедино советы, которые вы могли встретить в другой части книги, особенно в части I (ее вы, наверное, уже порядком подзабыли, поэтому читайте внимательно).
Не вводите лишние пробелы
В документе Word не должно быть двух пробелов, набранных подряд. Однако я знаю, что многие пользователи машинально ставят пробел после нажатия клавиши Enter. Так не следует поступать, поэтому избавляйтесь от вредной привычки.
В любом месте документа, где требуется больше двух пробелов подряд, пользуйтесь клавишу Таb. Пробел (один!) можно ставить только между словами и предложениями. Если требуется выровнять список, применяйте клавишу Таb. Если вы хотите выстроить информацию в ряды и колонки, пользуйтесь командами, собранными в меню Таблица (обратитесь к главе 20, посвященной созданию таблиц).
Отдельный совет учителям информатики, не требуйте, чтобы ваши ученики следовали засевшей в вас за долгие годы привычке ставить в конце каждого предложения по два пробела. Работая с текстовым процессором, это делать совсем не обязательно. Я уверен, что ни один из ваших учеников уже не сможет занять должность машинистки.
Не нажимайте Enter в конце каждой строки
Word автоматически переносит текст на следующую строку, как только вы достигаете правого поля страницы. Поэтому нет никакой необходимости нажимать клавишу Enter, если только вы не хотите начать новый абзац. (Конечно, если ваш абзац состоит всего лишь из одной строки, тогда все в порядке, спокойно нажимайте Enter.)
Если вам не нужен новый абзац, а вы решили перейти на новую строку, нажмите комбинацию клавиш SHIFT + Enter, чтобы ввести "мягкий" разрыв.
Не пренебрегайте клавиатурой
Word – это Windows, a Windows – это мышь. С помощью мыши можно выполнить огромное количество задач, но кое-что получается быстрее, если использовать клавиатуру. Например, с документа на документ я обычно переключаюсь с помощью комбинации клавиш ALT + Tab. Кроме того, нажатие CTRL + S (сохранение документа) или CTRL + P (печать) действует быстрее, чем выполнение соответствующих операций с помощью мыши. Совсем не обязательно знать наизусть все команды клавиатуры, но некоторые из тех, о которых вы прочли в этой книге, значительно облегчат вашу жизнь.
Не перезагружайте и не выключайте компьютер, не выйдя, из Word и Windows
Всегда корректно выходите из Word, а особенно из Windows. Выключать или перезагружать компьютер можно лишь тогда, когда на экране появляется сообщение: "Теперь питание компьютера можно отключить", и ни в коем случае нельзя этого делать во время работы в Word или Windows. Честное слово, приятель, зачем вам лишние неприятности?
Не нумеруйте страницы вручную
В Word имеется специальная команда автоматической нумерации страниц. О ней вы можете прочесть в главе 14.
Не используйте клавишу Enter для начала новой страницы
Конечно, такой номер никогда не подводит: нажимаете клавишу Enter раз двадцать и оказываетесь на новой странице. Но это неправильный путь, господа! Вы рискуете испортить свою новую страницу при последующем редактировании. Кроме того, нажатие CTRL + Enter позволяет достичь желаемого результата куда быстрее. Эта комбинация вставляет в ваш документ принудительный разрыв страниц. Если вас интересуют подробности, вернитесь к главе 14.
Не сохранив, не выходите
Прежде, чем выйти из Word, всегда сохраняйте свой документ на диске. Комбинацию клавиш SHIFT + F12 стоит запомнить. А комбинацию CTRL + S и запоминать нечего – она сама врезается в память, столько в ней смысла. Если бы в нашей жизни… Нет, об этом лучше не думать! Если бы в других комбинациях клавиш было столько смысла!
Не спешите щелкать на кнопке ОК
Word часто задает вопросы, на которые можно ответить только Да/Нет/ОК. Если вы, не думая, щелкаете на кнопке ОК (или машинально нажимаете клавишу Enter), то рискуете удалить текст, файлы или выполнить ненужную операцию замены, не ведая, что творите. Каждый раз, перед тем как щелкнуть на ОК, внимательно прочтите сообщение на экране!
В некоторых диалоговых окнах вместо кнопки ОК находится кнопка Закрыть. Эта кнопка используется в том случае, когда вы выбрали какие-то опции и решили закончить работу с данным диалоговым окном, не воспользовавшись новыми установками. Например, можно открыть диалоговое окно Печать, выбрать другой принтер и щелкнуть на кнопке Закрыть, чтобы выйти из диалогового окна, ничего не распечатывая.
Главное, не забывайте об очень полезной комбинации CTRL + Z!
Не забудьте включить принтер
Зачастую при распечатке документа вы сами создаете проблемы. Одна из них заключается в том, что вы даете команду печати Word, даже не включив принтер. Удостоверьтесь в том, что ваш принтер включен, заправлен бумагой и горит (в смысле, горит желанием поработать!) до того, как вы прикажете Word приступать к печати.
Ни в коем случае не давайте команду Печать повторно, если документ не был распечатан немедленно! Word не поймет вашего нетерпения и создаст столько копий, сколько раз вы щелкнете на кнопке Печать (или нажмете CTRL + P, или выберете команду Файл › Печать). Поэтому спрячьте руки за спину и подождите немного. Все будет распечатано в лучшем виде!
Не ленитесь создавать резервные копии документов
Жизненно важно иметь резервные копии самых главных документов – просто так, на всякий случай. (Резервная копия представляет собой файл, скопированный на дискету или на специальное устройство.) Есть мрачная шутка, смысл которой заключается в том, что жесткий диск – это мина замедленного действия. Чтобы не забыть об этом, напишите данное выражение огромными буквами в виде плаката и действуйте соответствующим образом. Резервные копии должны постоянно обновляться, причем (еще одна мрачная шутка) если данные сохранены на одной дискете, то их нельзя считать сохраненными. В общем, вы должны проникнуться мыслью, что успех работы в текстовом процессоре наполовину зависит от своевременного сохранения документа.