Иллюстрированный самоучитель по офисной работе с документами

Документы справочно-информационные. Составление и оформление писем.

Структура текста

Элементы текста письма: обращение, благодарность или комплимент, мотивация, аргументация, позиция автора, заключение, формула вежливости.

В зависимости от назначения письма применяются и другие схемы построения текста, в которых один из элементов может отсутствовать или их порядок может быть другим. Как правило, изложение позиции автора может предшествовать аргументирующей информации.

Текст письма начинается с обращения. В переписке негосударственных организаций составление текста письма без обращения недопустимо. Обращение рекомендуется начинать с абзаца и завершать восклицательным знаком.

Может быть использован один из четырех вариантов обращения.

1. Обращение по имени и отчеству.

   Используется преимущественно в переписке с постоянным партнером. Например:

   Уважаемый Иван Иванович!

2. Обращение по фамилии¹¹ придает письму более официальный характер. Может использоваться и в том случае, если имя и отчество адресата не известны отправителю. Перед фамилией обязательно указывается вежливое обращение только в одном из приведенных вариантов: "г-н", "г-жа", "тов.", "т.". Например:

   Уважаемый г-н Иванов!

3. Обращение по должности, ученому или воинскому званию подчеркивает официальный характер переписки. Может использоваться при обращении к должностным лицам высокого ранга. Перед наименованием должности или звания обязательно указывается вежливое обращение только в одном из приведенных вариантов: "г-н", "г-жа", "товарищ", "т.". Например:

   Уважаемый г-н директор!

   …или:

   Уважаемый г-н профессор!

   …но:

   Уважаемый товарищ генерал!

   Наименование должности или звания должно быть коротким (одно или два слова). Нельзя: "Уважаемый г-н начальник отдела развития и внедрения новой техники!"

   Если "президент", "директор", "профессор" или "генерал" – дама, то предпочтительнее использовать обращение по фамилии или по имени и отчеству.

4. Обобщенное обращение¹². Например:

   Уважаемые господа!

   …или:

   Уважаемые коллеги!

С выражения благодарности начинается ответное письмо. Например:

Благодарю Вас за внимание, проявленное к нашей фирме и выпускаемой нами продукции.
Благодарю Вас за письмо, в котором Вы любезно проинформировали о…
Нам очень приятно, что фирма, продукция которой не нуждается в представлении, именно к нам обратилась с деловой инициативой.

С комплимента можно начинать первое инициативное письмо (предложение сотрудничества, в частности). Например:

Высокая репутация Вашей фирмы у партнеров и отзывы потребителей побудили нас именно к Вам обратиться с деловой инициативой.
Отличное качество вашей продукции известно во многих регионах России.
Наши специалисты высоко оценили новые разработки вашей лаборатории.
Сотрудничая с Вашей фирмой на выставке…, мы еще раз убедились в качестве и конкурентоспособности вашей продукции.
Нам известно, что на потребительском рынке ваша продукция пользуется большим спросом.