Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Excel 2002

Создание табличной базы данных сотрудников

  • Списки

    Вступление | Базы данных как способ хранения и обработки различной информации играют в настоящее время огромную роль. В базах данных хранят сведения о клиентах, заказах, справочники адресов и телефонов, различного рода информацию о магазинах и предлагаемых товарах и т. д.
  • Формирование заголовка списка

    Предположим, что перечень столбцов списка, который будет применяться при создании базы данных, набит в текстовом редакторе Word (рис. 4.1). | Примечание | Количество столбцов списка ограничено только допустимым количеством столбцов рабочего листа Excel (то есть 256). | Рис. 4.1.
  • Перенос и обработка данных из текстового редактора в электронные таблицы

    Поскольку перечень полей табличной базы данных находится в документе Word, надо переместить его в электронные таблицы. Вот как можно быстро и без ошибок выполнить эту операцию: | Выделите перечень в документе Word и скопируйте его в буфер обмена.
  • Занесение информации в базу данных

    Ниже приведены советы, которые помогут вам создать удобную для работы базу данных сотрудников. | При вводе табельного номера (или другого набора цифр), который начинается с нуля, помните, что Excel может воспринять его как число и отбросить этот нуль.
  • Форматирование табличной базы данных

    После внесения в список данных о нескольких сотрудниках можно приступать к форматированию таблицы. Вы увидите, что ширину одних столбцов нужно увеличить, а других, наоборот, уменьшить.
  • Просмотр табличной базы данных

    Итак, база данных сотрудников создана. Ее файлу (книге) мы присвоили имя База. Если вы хотите вывести на экран всю табличную базу данных, попробуйте уменьшить масштаб представления листа. Однако если база данных велика, то масштаб придется уменьшить до такой степени, что трудно будет разобрать, какие данные в ней содержатся.
  • Работа с окнами

    В Excel существует возможность открыть для одного и того же рабочего листа два окна (рис. 4.14). Данная операция выполняется при помощи команды Окно/Новое. После этого в списке открытых книг меню Окно вы увидите некоторые изменения.
  • Разделение таблицы на области. Закрепление областей.

    Удобный метод просмотра данных можно обеспечить, разделив таблицу на две или четыре области (рис. 4.18). | Рис. 4.18. Лист с табличной базой данных, разделенный на области | Поместите табличный курсор в ту ячейку рабочего листа, где должна появиться граница раздела, и вызовите команду Окно/Разделить.
  • Фильтрация списка

    Выбрать из списка нужные данные можно при помощи фильтрации, то есть путем сокрытия всех строк списка, кроме тех, которые удовлетворяют заданным критериям. Чтобы воспользоваться функцией фильтрации, необходимо установить табличный курсор на одну из ячеек заголовка списка (в нашей таблице это диапазон А1:U11) и вызвать команду Данные › Фильтр › Автофильтр.
  • Поиск данных в списке. Диалоговое окно Форма.

    Поиск необходимых данных в списке можно осуществлять также при помощи команды Найти (как в текстовом редакторе Word). Эта команда позволяет быстро отыскать любое сочетание символов, слов или цифр. Предположим, нам нужно найти номера телефонов, которые начинаются цифрами 234.
  • Изменение имени листа. Удаление листов.

    По умолчанию рабочим листам присваиваются имена Лист1, Лист2 и т. д. Конечно, такие имена никак не отражают тип выполняемых на листе расчетов. Выработайте привычку присваивать листам информативные имена, иначе через некоторое время вы просто перестанете ориентироваться в своих данных.
  • Вывод таблиц на печать. Предварительный просмотр документа.

    У неопытных пользователей при печати документов, созданных в Excel, часто возникают проблемы. Объясняется это, в частности, тем, что необходимо учитывать ряд дополнительных факторов, нехарактерных, скажем, для процесса печати Word-документов. Продемонстрируем сказанное на примере.
  • Выбор размера и расположения таблицы на странице

    Если расположение таблицы на странице не удовлетворяет вашим требованиям, попытайтесь изменить ориентацию страницы. Нажмите кнопку Страница в окне предварительного просмотра, и на экране тут же появится диалоговое окно Параметры страницы. Перейдите на вкладку Страница этого окна (рис. 4.26).
  • Создание колонтитулов

    Выводимые на печать отчеты часто требуется снабдить дополнительной информацией, например, пронумеровать страницы, указать дату вывода документа и имя его автора. Многие делают это вручную. Однако в Excel имеется возможность выполнять подобную работу автоматически.
  • Определение параметров вывода листа на печать

    Если табличная база данных содержит не 10 записей, а намного больше, то при ее печати мы получим не одну страницу, а несколько. Однако если строка заголовка будет присутствовать только на первой странице, то работать с таблицей будет не удобно.
  • Задание области печати. Запуск процесса печати.

    Иногда требуется распечатать только часть данных таблицы. Для этого нужно, предварительно выделив на рабочем листе нужный диапазон, воспользоваться командой Файл › Область печати › Задать. Чтобы вывести на печать несмежные части таблицы, следует выделить их, удерживая нажатой клавишу CTRL, а затем задать область печати.
Если Вы заметили ошибку, выделите, пожалуйста, необходимый текст и нажмите CTRL + Enter, чтобы сообщить об этом редактору.