Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Excel 2002

Должностные оклады и премии

  • Создание отдельного списка с указанием окладов сотрудников

    Вступление | В данной главе речь пойдет об автоматизированных методах расчета новых должностных окладов сотрудников и о начислении им премии за выслугу лет. | Мы будем исходить из предположения, что на предприятии принята повременная оплата труда на основании утвержденных должностных окладов.
  • Определение количества сотрудников в каждом отделе и занимающих определенные должности

    Предположим, нам необходимо определить, сколько сотрудников числится в отделах контроля, реализации и снабжения. | Поскольку отделов немного (три), для наглядности разместим таблицу с расчетом в диапазоне ячеек G1:H4 того же рабочего листа, на котором располагается спи-сок (рис. 5.2). | Рис. 5.2.
  • Контроль рассчитываемых значений

    Результаты сложных и наиболее важных расчетов всегда нужно проверять на правильность. Причем вы должны учесть, что не все ошибки в расчетах можно выявить путем тестирования таблицы на разных наборах входных данных.
  • Изменение должностных окладов. Использование диалогового окна Специальная вставка.

    Предположим, финансовые возможности предприятия позволяют увеличить штатные оклады сотрудников на 7.7%. Попробуем рассчитать новые ставки, воспользовавшись несколькими методами. При этом необходимо учитывать тот факт, что размер оклада должен выражаться целым числом рублей, то есть не содержать копеек.
  • Применение формул

    Поскольку описанный выше метод расчета нас не устраивает, придется применить другой. Оставив индекс увеличения окладов в той же ячейке G4, поместим в диапазон ячеек F2:F11 формулы перерасчета с функцией округления. Для этого нужно выделить диапазон F2:F11, ввести формулу: | = ОКРУГЛ(E2 * $G$4;
  • Использование коэффициентов

    Еще один метод расчета новых окладов заключается в том, что размер оклада каждого сотрудника с помощью определенного коэффициента "привязывается" к зарплате ведущего специалиста (например, директора или начальника отдела). Допустим, оклад начальника отдела реализации составляет 1400 руб.
  • Соединение двух списков

    Чтобы рассчитать премию за выслугу лет, нам нужно знать стаж работы каждого служащего на предприятии и его должностной оклад. Эти сведения, как вы помните, хранятся в разных местах. Для решения задачи необходимо связать базу данных сотрудников и список с окладами.
  • Сортировка данных

    Довольно часто данные требуется представить в соответствии с некоторым заданным критерием: в порядке возрастания, убывания либо в алфавитном порядке. Изменение порядка расположения строк называется сортировкой.
  • Проверка данных. Если работник уволен.

    Взгляните на рис. 5.11 еще раз, более внимательно. Как видите, в штатном расписании в строке 11 указан сотрудник, который уже уволился. Кроме того, в рабочие листы Оклады и Сотрудники внесены ошибки: в строках 3 и 10 для одного и того же сотрудника указаны различные табельные номера.
  • Сравнение табельных номеров

    Теперь давайте проведем сравнение табельных номеров сотрудников в таблицах и тем самым проверим, нет ли здесь расхождений. Для этого применим функцию ЕСЛИ, которая относится к категории Логические (рис. 5.16).
  • Сравнение фамилий

    Следующий шаг – сравнение фамилий, находящихся в базе данных сотрудников и в списке с окладами. Однако в базе данных указаны фамилия, имя и отчество, а в штатном расписании – лишь фамилия и инициалы. По этой причине при сравнении будем принимать во внимание только фамилии сотрудников.
  • Создание сложной формулы методом вложения

    Формулы, как видите, получились довольно простыми и очень похожими. Однако работать с ними не совсем удобно. Поэтому попытаемся заменить эти шесть простых формул одной сложной. Выполняемый при этом процесс называется вложением одной формулы в другую.
  • Расчет премии за выслугу лет. Ввод условий для начисления премии.

    Премия за выслугу лет зависит от стажа работника. Мы будем определять ее величину, пользуясь табл. 5.1. При расчете премии будем также выполнять контроль правильности информации в базе данных сотрудников и в списке с окладами. | Таблица 5.1. Размер премии за выслугу лет в % к окладу.
  • Определение полного количества лет работы на предприятии

    Следующая наша цель – определить полное количество лет, проработанных каждым из сотрудников на данном предприятии (расчеты производятся по состоянию на 31.12.2001). Вычисления будут выполнены в ячейке Х2.
  • Расчет суммы премии. Скрытие столбцов.

    На данном этапе расчет производится с использованием логических функций ЕСЛИ. Первая формула в ячейке АА2 (рис. 5.25) создается по принципу: если служащий проработал менее года (значение ячейки Z2 сравнивается со значением ячейки U4), то премия равна произведению значения оклада, указанного в ячейке Е2, на коэффициент, внесенный в ячейку V4.
  • Формирование приказа о премии за выслугу лет

    Итак, расчеты выполнены. Поиск ошибок будет произведен позже. А сейчас нужно подготовить приказ о выплате премии за выслугу лет. Приказ можно создать либо на этом же листе электронных таблиц, либо в текстовом редакторе Word. Мы выберем второй способ.
  • Составление перечней

    В приведенном на рис. 5.2 списке всего 10 записей, содержащих лишь 3 названия отделов. Поэтому, если вам понадобится составить перечень отделов предприятия, вы справитесь с этой задачей без проблем. Однако на практике иногда приходится работать с сотнями и тысячами записей.
Если Вы заметили ошибку, выделите, пожалуйста, необходимый текст и нажмите CTRL + Enter, чтобы сообщить об этом редактору.