Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Outlook 2002

Основы Outlook

  • Вступление

    Outlook 2002 – мощное и всеобъемлющее в плане управления информацией приложение. Но каждый предмет (это относится не только к программным продуктам) требует введения в специфику данной области и демонстрации общих принципов работы, техники и т. д.
  • Знакомство с Outlook 2002. Установка и запуск.

    В этой главе рассматриваются вопросы установки Outlook и его первого запуска, поскольку от правильности прохождения данного этапа зависит корректность дальнейшей работы как с этой книгой, так и с приложением вообще.
  • Общие принципы работы в среде MS Office XP

    В данном разделе рассказывается как о стандартных и, наверное, большинству известных, принципах работы (меню, панели инструментов, диалоговые окна и т. д.), так и о новинках в среде MS Office, таких как усовершенствованный набор средств Office.
  • Общие принципы работы в Outlook

    Прежде чем приступить к рассмотрению конкретных примеров использования Outlook, давайте рассмотрим общие принципы его работы. В данном разделе приведены основные принципы работы с интерфейсом Outlook, основные операции над элементами, а также техника работы со справочной системой Outlook 2002.
  • Справочная система Outlook

    Данная книга содержит хоть и достаточную, но не исчерпывающую информацию по работе с Outlook. Поэтому естественен вопрос: "К каким источникам обращаться за справкой в случае возникновения вопросов по работе с приложением?" Единственный верный ответ – к справочной системе Outlook.
  • Календарь

    Многие люди для планирования своей деятельности используют всевозможные календари, ежедневники или, в конечном счете, просто лист бумаги, который, как правило, теряется, забывая напомнить хозяину о важной встрече, мероприятии или событии.
  • Встречи

    В этом параграфе будет рассказано о планировании и создании встреч, назначении праздников, повторяющихся событий, об их редактировании, а также будет рассмотрена работа с категориями и другими представлениями, отличными от описанных выше.
  • Задачи. Новая задача.

    В терминологии Outlook задачей (Task) называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача бывает разовой или повторяющейся. Повторение задачи происходит с равными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения.
  • Вставка объектов

    В предыдущих разделах мы рассматривали заполнение полей Описание встречи и Описание задачи, говоря только о вставке файла и введении текстовой информации. Но на этом возможности Outlook не исчерпываются.
  • Повторяющаяся задача

    В предыдущей главе мы рассматривали создание повторяющихся встреч на основе некоего шаблона повторения. Задачи также могут быть повторяющимися, и их создание аналогично созданию встреч, но, в отличие от событий и встреч, для задач могут быть установлены два принципиально разных режима повторения.
  • Табличные представления задач

    Существует десять стандартных представлений задач. В табл. 3.2 приведен полный список этих представлений с их описанием. | Таблица 3.2. Стандартные представления задач.
  • Представление Временная шкала для задач

    Кроме табличных представлений, описанных в этой и предыдущей главе, Outlook имеет представление Временная шкала для задач (Task Timeline). Выберите это представление из списка Текущее представление (Current View).
  • Отображение задач в календаре

    В предыдущей главе было показано, что в представлениях День/Неделя/Месяц (Day/Week/Month) в папке Календарь (Calendar) производится отображение Панели задач (TaskPad). Существует несколько представлений этой панели.
  • Преобразование элементов

    Преобразование элементов – это общее средство Outlook, позволяющее изменять их первоначальные типы. Хотя здесь будет продемонстрировано преобразование элемента Встреча (Appointment) в элемент Задача (Task), все нижеописанные процедуры можно по аналогии применять и к любому другому элементу Outlook.
  • Контакты. Новый контакт.

    Личная и деловая деятельность человека практически не возможна без общения с людьми. Для хранения информации об этих людях используются всевозможные записные книжки, как электронные, так и бумажные.
  • Список рассылки

    Очень часто в деловой практике требуется выполнить одну и ту же процедуру для нескольких контактов. Например, отправить факс с ценами всему списку клиентов, отправить сообщение или приглашение на собрание всем участникам проекта.
  • Работа с контактами

    Кроме возможности хранения информации о человеке, с которым поддерживается связь, папка Контакты предоставляет возможность эту самую связь реализовывать. Outlook позволяет соотносить с контактом следующие действия: | Новое письмо (New Letter). Используется для составления обычного письма контакту.
  • Представления папки Контакты

    Папка Контакты имеет семь стандартных представлений. В табл. 4.1 приведено их краткое описание. | Таблица 4.1. Стандартные представления папки Контакты. | Представление | Отображаемые элементы и поля | Адресные карточки (Address Cards) | Содержит все контакты с краткой информацией о каждом (почтовый адрес, телефоны, электронный адрес).
  • Адресные книги

    Помимо папки Контакты Outlook предоставляет еще три дополнительных сервиса для работы с контактной информацией: Глобальная адресная книга (Global Address List), Личная адресная книга (Personal Address Book) и Служба каталогов Интернета (LDAP).
  • Заметки. Создание заметки и ее представления.

    Заметки – это электронный эквивалент бумажного блокнота с отрывными листками. Заметки используются для записи вопросов, ценных мыслей, напоминаний и многого другого, что обычно вносится в бумажный блокнот.
  • Параметры заметки

    Параметры заметки по умолчанию можно изменить, воспользовавшись диалоговым окном Параметры заметок (Notes Options). | Пример 5.2. Установка параметров заметок. | Сервис › Параметры… | Настройки | Параметры заметки…(рис. 5.4} | Рис. 5.4, а) Диалоговое окно Параметры заметок | Рис.
  • Буфер обмена

    Информация, хранящаяся в заметках, является лишь первичным материалом, требующим дальнейшей обработки. Приведенные ниже примеры не являются догмой – используйте всю вашу фантазию, возможности Outlook и других приложений для рационального применения заметок.
  • Дневник. Новая запись.

    На протяжении некоторого временного интервала (день, месяц, год) человек выполняет множество заданий, связанных как с деловой, так и с личной деятельностью. Довольно трудно вспомнить в конце месяца, что было сделано, а что нет, сколько времени ушло на выполнение того или иного задания и т. д.
  • Автоматическое ведение Дневника

    Выше мы рассмотрели ручное ведение Дневника, но в ряде случаев можно избавить себя от постоянного ручного протоколирования. Дневник Outlook сам будет создавать в фоновом режиме записи для событий вашей деятельности.
  • Просмотр дневника

    Дневник имеет шесть стандартных представлений: три в виде временной шкалы и три – в табличном виде (табл. 6.1). | Таблица 6.1. Стандартные представления Дневника. | Представление | Отображаемые элементы и поля | По типу (By Type) | Представление (по умолчанию) в виде временной шкалы (см.
  • Outlook сегодня и личные папки

    В этой главе рассматривается работа с представлением Outlook сегодня, а также способы организации информации в Microsoft Outlook. В частности, изучается создание папок и размещение в них информации, работа со списком папок и панелью Outlook, установка свойств папки, а также методы просмотра файловой структуры компьютера средствами Outlook и многое другое.
  • Панели Список папок и Outlook

    Данный раздел содержит изложение методов организации информации в Microsoft Outlook. Здесь будут рассмотрены принципы работы с панелями Список папок (Folder List) и Outlook (Outlook Bar). | Панель Список папок | Как упоминалось выше, информация Outlook хранится в специальных папках.
  • Свойства папки Outlook

    Параметры личных папок могут быть изменены при помощи установки их свойств в диалоговом окне Свойства папки (Properties). | Пример 7.6. Установка свойств папки. | {Выделите папку} | Свойства… | Рассмотрим изменение свойств папки на примере папки Служебные.
  • Проводник Outlook

    Outlook дает возможность пользователю, не покидая уже привычной среды Outlook, работать с файловой структурой компьютера так же, как и в Проводнике Windows. Outlook позволяет просматривать папки и файлы, расположенные на локальных или сетевых дисках, а также Web-папки.
Если Вы заметили ошибку, выделите, пожалуйста, необходимый текст и нажмите CTRL + Enter, чтобы сообщить об этом редактору.