Обзор служб IRM и RMS
Наиболее распространенные случаи использования IRM и RMS
С помощью IRM можно защитить информацию в различных ситуациях. Наиболее часто пользователи используют возможности IRM в Office 2003 в двух случаях:
Защита сообщений электронной почты. Электронная почта используется в качестве основного способа обмена информацией в организации и за ее пределами. Сотрудники используют электронную почту для связи с членами рабочей группы, других групп, потребителями и поставщиками. Торговые агенты, занимающихся продажей на местах, используют электронную почту для связи с корпоративным офисом с целью согласования новых ценовых политик и обновлений продукции. Исполнительные менеджеры используют электронную почту для обмена информацией в пределах организации. Сообщения электронной почты можно просматривать автономно в самолете или в отеле, что позволяет сотруднику, находящемуся за пределами офиса, очень просто изучать и составлять документы.
Однако, именно из-за такой простоты обмена данными и увеличивается риск утечки информации. Сообщения электронной почты, содержащие конфиденциальную информацию (например, план выпуска новой продукции или готовящееся слияние компаний) могут быть легко отосланы (даже просто случайно) конкуренту, поставщику или в средства массовой информации. Негативные последствия, к которым могут привести подобные утечки информации, могут включать в себя потерю преимущества над конкурентами, снижение дохода, а также потерю доверия потребителей к выпускаемой продукции. Использование защиты электронной почты на основе прав использования позволяет избежать утечек информации, предотвращает случайную пересылку сообщений. Также это исключает возможность возникновения ситуации, при которой злоумышленник может сослаться на незнание правил организации. Ниже на Рисунке 1 представлено сообщение электронной почты, защищенное с помощью шаблона "Не пересылать" (Do Not Forward). Получатели этого сообщения электронной почты не смогут переслать его, а также скопировать или распечатать его содержимое.
Рисунок 1 – Защита сообщения электронной почты с помощью шаблона "Не пересылать" (Do Not Forward) службы IRM
Защита документов. Огромный объем информации, создаваемой и используемой служащими, содержится в документах, созданных с помощью программ повседневного использования на настольных компьютерах. Менеджеры, сотрудники отдела продаж, отдела кадров, отдела разработки и исследования продукции используют программы из комплекта Office 2003 для создания финансовых прогнозов, планирования продаж, доходов, жизненного цикла товара и оценки работы подчиненных, а также для написания результатов исследований – для работы со всей той информацией, которая может представлять угрозу компании в том случае, если она попадет в чужие руки. IRM предоставляет в распоряжение сотрудников, работающих с информацией, средство, позволяющее при использовании программ, входящих в состав Office 2003, устанавливать защиту в виде прав доступа к важной информации, а также определять тех, кому разрешено открывать документ или вносить в него изменения в течение заданного периода времени.
Для того, чтобы применить защиту IRM, необходимо воспользоваться кнопкой, расположенной на панели инструментов, как это показано ниже на Рисунке 2:
Рисунок 2 – Кнопка Не распространять (Разрешения) (Permission), присутствующая в программах Office 2003