Создание базы данных
Приступая к созданию базы данных, необходимо знать ее назначение, какие сведения она должна содержать. Следует определить, из каких она будет состоять таблиц (тем), какие потребуются отчеты, уточнить формы, используемые в настоящий момент для записи данных, и т.п., как они будут взаимосвязаны, какие в таблицах будут поля. Запись таблицы должна полностью описывать объект в соответствии с поставленной задачей.
Для отображения области задач Создание файла в окне Microsoft Access в меню Файл (File) выберите команду Создать (New) или нажмите одноименную кнопку на панели инструментов. С клавиатуры выбрать команду можно нажатием на клавиши CTRL + т (CTRL + N).
Если в разделе Создание (New) щелкнуть ссылку Новая база данных (Blank Database), то на экране отобразится диалоговое окно Файл новой базы данных (File New Database) с предложением дать имя новой базе данных dbl, расширение .mdb и сохранить ее в папке Мои документы (My Documents). "1" добавляется по умолчанию к присвоенному имени базе данных. Измените имя базы данных или оставьте как есть и нажмите кнопку Создать (Create).
Создание базы данных с помощью шаблона
После щелчка ссылки На моем компьютере в области задач Создание файла (New File) открывается диалоговое окно Создание (New), позволяющее выбрать шаблон создаваемой базы данных (рис. 23.5). В правой части окна вы увидите, как будет выглядеть база данных выделенного шаблона. Однако предварительный просмотр предусмотрен не для всех шаблонов.
В качестве примера, на вкладке Базы данных (Databases) выделим значок Контакты (Contact Management) и нажмем кнопку ОК. На экране отобразится окно, предлагающее сохранить создаваемую базу данных. После выполнения этой операции появится окно Создание базы данных (Database Wizard), с сообщением, что база данных "Контакты" будет содержать:
- Сведения о контактах (Contact information);
- Сведения о звонках (Call information).
Рис. 23.5. Шаблоны, предлагаемые для создания базы данных
Нажмите кнопку Далее (Next). В следующем окне необходимо определить, какие таблицы будут входить в базу данных, и задать их структуру, т.е. выбрать поля (столбцы) из которых будет состоять каждая запись. Например, в списке Таблицы базы данных (Tables in database) выберите Сведения о контактах (Contact information) и установите флажки около тех подлей таблицы, которые будут использоваться (рис. 23.6).
Рис. 23.6. Выбор таблицы базы данных и ее полей