Сжатие и восстановление базы данных. Экспорт и импорт данных.
При внесении изменений в базу данных, ее файл становится фрагментированным, при удалении записей из таблиц размер файла не уменьшается, Поэтому после внесения значительных изменений в базу данных рекомендуется выбрать в меню Сервис (Tools) команду Служебные программы (Database Utilities), Сжать и восстановить базу данных (Compact and Repair Database). После сжатия база данных будет записана на диск под тем же именем.
Экспорт таблиц в другие приложения
Чтобы открыть таблицу в приложении Microsoft Excel без скрытых столбцов и сохранив элементы форматирования, выберите в окне базы данных после открытия таблицы в меню Сервис (Tools) команды Связи с Office (Office Links) и Публикация в Microsoft Office Word (Publish it with Microsoft Office Word). Команды Связи с Office (Office Links) и Слияние с MS Word (Merge it with MS Word) из этого же меню позволяет данные таблицы с документом Word и используется для печати писем и почтовых наклеек.
При пересылке таблицы по электронной почте не сохраняется форматирование таблицы, и скрытые столбцы не пересылаются. Для пересылки файла используется формат Excel BIFF.
Импорт данных в формате
Чтобы выполнить импорт таблиц из файла XML, выполните следующие действия:
- Откройте базу данных, в которую будут импортироваться данные.
- Выберите в меню Файл (File) команды Внешние данные (Get External Data), Импорт (Import).
- В диалоговом окне Импорт (Import) в раскрывающемся списке Тип файлов (Files of Type) выберите элемент XML.
- В поле Папка (Look in) выберите папку содержащую требуемый документ, выделите его и нажмите кнопку Импорт (Import).
Упражнение
- Создайте таблицу с помощью мастера таблиц (Table Wizard). Выберите в окне базы данных на панели Объекты (Objects) значок Таблицы (Tables) и дважды щелкните значок Создание таблицы с помощью мастера (Create Table By Using Wizard) (см. рис. 23.2). Следуйте указаниям мастера таблиц.
- Создайте таблицу в режиме конструктора. В окне базы данных на панели Объекты (Objects) выберите значок Таблицы (Tables) и дважды щелкните значок Создание таблицы в режиме конструктора (Create table in design view) (см. рис. 23.2). Введите имена полей (Field Name), задайте их тип данных (Data Type). Задайте свойства полей таблицы.
- Создайте базу данных Кадры, содержащую следующую информацию: фамилия, имя, отчество сотрудника, его табельный номер, дата рождения, адрес, семейное положение, номер отдела, должность, оклад. Разработайте структуру таблицы БД и укажите первичный ключ.
- Проследите взаимосвязь между таблицами учебной базы данных, поставляемой с Access (см. рис. 23.21). С этой целью выберите в меню Сервис (Tools) команду Схема данных (Relationships) или нажмите одноименную кнопку на панели инструментов в окне базы данных.
Выводы
- Чтобы открыть таблицу, в окне базы данных на вертикально расположенной панели Объекты (Objects) выберите значок Таблицы (Tables), в списке имен таблиц базы выделите имя интересующей вас таблицы и нажмите на панели инструментов кнопку Открыть (Open) (см. рис. 23.2).
- Для преобразования базы данных Access в другой формат выберите в меню Сервис (Tools) команду Служебные программы (Database Utilities), подменю Преобразовать базу данных (Convert Database), и задайте формат, в который будет производиться преобразование, например, в формат Access 97 или в формат Access 2002-2003.
- Для выполнения синхронизации баз данных в меню Сервис (Tools) выберите команды Репликация (Replication), Синхронизация (Synchronize Now).
- Базу данных можно создать различными способами, используя ссылки в разделах Создание (New) и Шаблоны в области задач Создание файла (New File).
- В базе данных Access могут использоваться три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.
- Для создания таблицы в режиме конструктора в окне базы данных на панели Объекты (Objects) выберите значок Таблицы (Tables) и дважды щелкните значок Создание таблицы в режиме конструктора (Create table in design view) (см. рис. 23.2).
- Проследить взаимосвязь между таблицами позволяет команда Схема данных (Relationships) в меню Сервис (Tools) или одноименная кнопка на панели инструментов в окне базы данных.
- Чтобы экспортировать таблицу в другие приложения, например, Microsoft Word или Microsoft Excel, выберите команду Экспорт (Export) в меню Файл (File).