Аналитический учет основных средств и документальное оформление их движения
Акты о приеме-передаче (формы №ОС-1, №ОС-1а, №ОС-16) применяются для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями для:
- включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, – в момент приобретения, для объектов, требующих монтажа, – после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию). Указанные формы применяются во всех случаях поступления объектов:
- по договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя) и др.;
- путем приобретения за плату денежными средствами, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке;
- выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и проч.) другой организации.
Исключением являются случаи, когда прием-передача объектов и ввод их в действие должны оформляться в соответствии с действующим законодательством в особом порядке.
Акты утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается техническая документация, относящаяся к данному объекту.
Акт о приеме-передаче содержит следующие данные об объекте основных средств: наименование объекта, инвентарный номер, первоначальная стоимость, дата ввода в эксплуатацию, дата изготовления и поступления в организацию, срок полезного использования, способ и норма амортизационных отчислений.
В разделе "Краткая индивидуальная характеристика объекта" указывается содержание драгоценных материалов, а также основные качественные и количественные показатели объекта, относящиеся к нему важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности; при этом следует ограничиваться двумя – тремя наиболее важными для данного объекта качественными показателями, исключая дублирование сведений в имеющейся в организации технической документации на этот объект. В случае группового учета основных средств краткая индивидуальная характеристика дается не по каждому объекту отдельно, а в целом по всей группе объектов, учитываемых в инвентарной карточке.
В акте данные об объекте основных средств, находящемся в собственности двух или нескольких организаций, записываются соразмерно доле организации в праве общей собственности. При этом на первой странице в раздел "Справочно" заносятся сведения об участниках долевой собственности (с указанием их доли в праве общей собственности), а также в случае, если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в иностранной валюте (условных денежных единицах), – сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу Центрального банка РФ на дату, выбранную в соответствии с требованиями, действующими в системе бухгалтерского учета.
При принятии к учету производственного и хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования (если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и поступили в одном календарном месяце) составляется общий акт по форме №ОС-16.
Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма №ОС-2) применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другой. Выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается у лица, ответственного за сохранность объекта основных средств, третий экземпляр передается получателю.
Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (форма №ОС-3) применяется для оформления и учета приема-сдачи основных средств из ремонта, реконструкции и модернизации.
Акт составляется в одном экземпляре и подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию. Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.
Для оформления и учета списания пришедших в негодность основных средств применяются акты о списании:
- форма №ОС-4 – при списании отдельного объекта основных средств;
- форма №ОС-4а – при списании автотранспортных средств;
- форма №ОС-46 – при списании групп объектов основных средств.
Акты составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания. В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию вместе с актом также передается документ, подтверждающий снятие его с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения МВД РФ (Госавтоинспекции).
В акте указываются первоначальная и остаточная стоимость объекта, сумма начисленной амортизации, сведения о содержании драгоценных металлов, о затратах, связанных с ликвидацией объектов, и о поступлении материальных ценностей от их списания.