Аналитический учет основных средств и документальное оформление их движения
Для оформления операций с оборудованием, требующим монтажа, используются три первичных документа. При поступлении оборудования к установке на склад приемной комиссией составляется в двух экземплярах акт о приеме (поступлении) оборудования (форма №ОС-14). Передача оборудования монтажным организациям оформляется актом о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма №ОС-15). Если при поступлении оборудования на склад в состав комиссии входил представитель подрядной монтажной организации, отдельный акт на передачу оборудования в монтаж (форма №ОС-15) не составляется. В этом случае представитель монтажной организации расписывается в получении оборудования на ответственное хранение непосредственно в акте о приеме (поступлении) оборудования (форма №ОС-14), и ему передается копия акта.
Если в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудования выявлены дефекты, не установленные при его поступлении на склад, составляется акт о выявленных дефектах оборудования (форма №ОС-16). В этом случае акт о приеме (поступлении) оборудования (форма №ОС-14) является предварительным, составленным по наружному осмотру.
Аналитический учет наличия и движения основных средств внутри организации осуществляется в инвентарных карточках.
Бухгалтерия ведет инвентарные карточки в одном экземпляре: на каждый объект – по форме №ОС-6, на группу объектов – по форме №ОС-6а, для объектов основных средств малых предприятий – по форме №ОС-6б.
Записи в инвентарные карточки производятся на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств (формы №ОС-1, №ОС-1а, №ОС-1б), об их перемещении (форма №ОС-2), документов по дооборудованию, реконструкции, модернизации, капитальному ремонту (форма №ОС-3) и списанию (формы №ОС-4, №ОС-4а, №ОС-4б), а также на основании технических паспортов и других документов.
В инвентарных карточках приводятся основные данные по объекту на дату принятия к учету (первоначальная стоимость, срок полезного использования) и дату передачи (фактический срок эксплуатации, сумма начисленной амортизации), а также сведения о переоценке, внутреннем перемещении.
Инвентарные карточки хранятся в бухгалтерии в картотеке.
Группировка инвентарных карточек в картотеке может производиться применительно к классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.02 г. №1, а внутри разделов, подразделов, классов и подклассов – по месту эксплуатации (структурным подразделениям организации). Организация, имеющая небольшое количество объектов основных средств, аналитический учет может осуществлять в инвентарной книге с указанием необходимых сведений об объектах основных средствах по их видам и местам нахождения.
При наличии большого количества объектов основных средств по месту их нахождения в структурных подразделениях в целях контроля сохранности учет основных средств может осуществляться в инвентарном списке или другом соответствующем документе, содержащем сведения о номере и дате инвентарной карточки, инвентарном номере объекта, его наименовании, первоначальной стоимости и сведения о выбытии (перемещении) объекта.