Иллюстрированный самоучитель по настройке Office 2003

Параметры защиты конфиденциальной информации

• Показывать скрытую разметку при открытии и сохранении (Make hidden markup visible when opening or saving)

Этот параметр доступен только в программе Microsoft Word (по умолчанию включен). Данный параметр перекрывает параметры, определяемые в раскрывающемся списке Показать (Show) панели инструментов Рецензирование (Reviewing).

Разметкой считаются все те элементы документа, которые могут быть скрыты от просмотра – например, примечания, добавления и удаления, форматирование (скрытый текст, пробелы, служебные знаки, табуляция и так далее).

Если данный параметр был включен в момент сохранения файла, то в дальнейшем вся разметка будет появляться в момент открытия файла, независимо от параметров, установленных в панели инструментов Рецензирование.

Параметр Показывать скрытую разметку при открытии и сохранении расположен в разделе защиты конфиденциальной информации по той причине, что большинство элементов разметки содержат в себе информацию о пользователе. Если включить этот параметр, другие пользователи, открывающие или просматривающие документ, могут получить доступ к информации о пользователе. По умолчанию этот параметр включен.

Вопросы конфиденциальности, касающиеся обмена сообщениями и совместной работы

Хотя использование электронной почты, средств совместной работы и программ обмена мгновенными сообщениями (таких как программы класса Instant Messaging) в большинстве случаев не рассматривается с точки зрения защиты конфиденциальности, при использовании таких программ следует соблюдать осторожность. Как правило, при использовании этих инструментов пользователи раскрывают личную информацию о себе.

Обычно вопросы защиты конфиденциальности связаны с передачей информации в корпорацию Microsoft (функция отчета об ошибках, входящая в состав операционной системы) или с распространением документа, содержащего информацию о пользователе, создавшем или отредактировавшем этот документ. Поскольку многие организации используют и поддерживают развертывание операционной системы из образа, перед началом развертывания администраторам важно принять во внимание все моменты, относящиеся к защите конфиденциальности корпоративных данных. Например, средства совместной работы, параметры Outlook 2003 и параметры работы программ обмена мгновенными сообщениями должны быть рассмотрены на предмет соответствия требованиям защиты конфиденциальности, предъявляемым организацией. Правильное разграничение доступа к этим функциям и приложениям поможет обеспечить защиту конфиденциальной информации, принадлежащей как отдельным сотрудникам, так и организации.

Политики, связанные с защитой конфиденциальной информации

Шаблоны системных политик Office 2003, входящие в состав набора инструментов Office 2003 Editions Resource Kit, включают в себя политики, с помощью которых Вы можете управлять параметрами защиты конфиденциальной информации. В приведенном ниже списке отсутствуют различные политики управления совместной работой, параметрами Outlook и параметрами работы приложений класса Instant Messaging. Администраторам рекомендуется детально ознакомиться со всеми политиками Microsoft Office, чтобы определить, какие из них в наилучшей степени подходят для решения задач по защите конфиденциальной информации.

Некоторые политики, содержащиеся в административных шаблонах приложений Office:

Политики Word:

• Warn before printing, saving, or sending a file that contains tracked changes or comments
• Application Error Reporting:
• Do not upload user documents
• Do not upload any additional data

Политики Office:

• Enable Customer Experience Improvement Program
• Prevent users from uploading settings to the internet
• Default location to store settings file (OPS)
• Feedback URL

Политики Publisher:

• Update personal information when saving

Автор: Артем Жауров aka Borodunter
Материалы взяты с сайта OSzone.net.