Процесс управления проектом
Два интегрированных программных продукта
Наиболее предпочтительным является подход, заключающийся в интеграции систем управления затратами и расписанием проекта. Таким образом, обеспечивается поддержка информационных потоков между этими двумя продуктами и, следовательно, удается избежать ошибок ввода данных. Можно отметить следующие достоинства данного подхода:
- Отсутствие двойного ввода данных. Происходит постоянный обмен данными между программными продуктами на протяжении всего жизненного цикла проекта.
- Обеспечивается целостность данных. Для проверки отчетов возможно отследить любые данные.
Если выбор был сделан в пользу интеграции систем управления затратами и расписанием проекта, то рекомендуется использовать продукты одного производителя. Интеграция подобных систем – довольно сложная задача и если вы работаете с системами от разных производителей новые версии могут не соответствовать друг другу и, следовательно, возникнет проблема с обменом данными.
Оценка объемов и стоимости работ и подготовка предложений по контракту
Существует различные способы оценки объемов и стоимости работ, а также подготовки предложений по контракту. Первым этапом рассматриваемого интеграционного метода является составление укрупненного календарного плана работ проекта с назначенными на работы ресурсами. Данный календарный план является входными данными для системы управления затратами проекта. Затем, система управления затратами позволяет произвести калькуляцию затрат проекта. Далее возможна автоматическая коррекция расписания в соответствии с результатами калькуляции или же с установленной целевой величиной затрат. Использование данного метода позволяет в случае подписания контракта легко получать из предварительных оценок исходный план проекта.
Сначала менеджер проекта определяет работы самого верхнего уровня, необходимые для выполнения контракта. Эти работы заносятся в расписание объединяющего проекта. Затем создаются подпроекты и передаются конкретным менеджерам, которые будут отвечать за их выполнение. Менеджеры проекта предоставляют детальную информацию по работам своего подпроекта. В результате свертывания данной информации, определяются длительности работ более высокого уровня. Этот метод обеспечивает следующее:
Менеджеры проекта имеют полные права в отношении оценивания работ своих подпроектов
Оценка длительности и стоимости работ более высокого уровня основывается на длительности входящих в них работ и оценках количества и стоимости ресурсов, требуемых для их выполнения.
В случае заключения контракта, создание исходного плана и полного расписания проекта не представляет никакого труда, так как оценка стоимости проекта производилась на основании календарного графика работ.
Будущие контракты с подобным набором работ могут быть оценены при использовании уже существующего расписания.
Затраты проекта рассчитываются сразу после того, как только в расписание проекта введены основные работы, длительность которых зависит от количества назначаемых на них ресурсов. Рабочие часы проекта содержатся в его календарном плане, а система управления затратами рассчитывает все прямые издержки, дополнительные выплаты, накладные, общие и управленческие расходы и другие текущие затраты, возникающие в процессе выполнения работ. Все затраты должны быть подсчитаны, при необходимости с учетом возрастания стоимости, и помещены в отчет для проведения анализа. В целях избежания повторного ввода данных и уменьшения вероятности ошибок необходимо, чтобы вносимые в расписание работы автоматически переносились в систему управления затратами.
Затем, элементы, отсутствующие в расписании, вносятся в систему управления затратами. Это могут быть материалы, другие прямые затраты или задачи с фиксированным объемом работ (например, задачи управления проектом). Такого рода элементы, так или иначе связанные с проектом, но не влияющие на его календарный график, должны вводиться в систему управления затратами. Это избавляет расписание от дополнительных, фиктивных работ и в то же время позволяет системе управления затратами правильно отражать все текущие издержки проекта.
Для того чтобы контракт был заключен, чаще всего требуется проведение так называемого планирования "сверху вниз". В частности, может возникнуть необходимость сведения затрат по проекту к установленной сумме или же уменьшение затрат на определенную величину(10%). Система управления затратами проекта должна предоставлять возможность оценивания затрат проекта в различных срезах (например, затраты на конкретный этап или же по определенному субподрядчику, функциональной группе и пр.) Когда такие вычисления будут произведены, необходимо распределить рабочие часы среди всех ресурсов, с тем чтобы определить прямые и накладные расходы по каждому из них. Если контракт будет заключен, то перенос данных о рабочем времени в расписание проекта не составит труда.