Процесс управления проектом
Подготовка и заключение контракта
Процесс создания исходного плана значительно усложняется при использовании каких-либо других методов оценивания объемов работ и затрат проекта. Когда оценка затрат основывается на расписании, создание исходного плана сводится к установлению недостающих связей между работами и подпроектами. Планирование ресурсов может производиться для самого низкого уровня иерархии – конкретных исполнителей или же, наоборот, для самого верхнего уровня, чтобы упростить процесс выравнивания (использование общих резервов работ для уменьшения перегрузки ресурсов). Ресурсное планирование и выравнивание используется для создания исходного плана без перегруженных ресурсов.
Стандартизация файлов с дополнительными данными, таки-ми как иерархическая структура работ, календари и ресурсы имеет множество преимуществ. Хорошо подготовленная иерархическая структура работ позволяет менеджеру программ создавать укрупненные отчеты с представлением каждого проекта одной строкой диаграммы Ганга. Стандартные календари и файлы ресурсов помогают менеджеру программ при проведении мультипроектного планирования и анализе кадрового обеспечения компании. В интегрированных системах эти стандартные структуры могут быть автоматически переданы в систему управления затратами.
Часто некоторый процент от общей стоимости проекта предусматривается в качестве резервного фонда на случай непредвиденных обстоятельств. Дополнительные рабочие часы должны быть автоматически переданы в систему управления расписанием проекта.
Создание исходного плана проекта необходимо для дальнейших расчетов фактической выработки. Кроме того, исходный план может пригодиться при проведении обсуждения результатов проекта по его закрытии. Также, Исходный план может использоваться для расчетов прибылей/ убытков. Обе рассматриваемые системы Должны поддерживать создание исходных планов.
Контроль и анализ состояния работ и затрат
Если менеджер проекта ежедневно использует систему управления расписанием для управления и контроля за своей частью проекта, то, естественно, расписание должно содержать достоверную информацию о ходе выполнения работ. Для того, чтобы аккуратно рассчитать фактическую выработку необходимо, чтобы текущее состояние работ проекта передавалось в систему управления затратами.
Для проведения анализа состояния работ и затрат необходимо иметь следующие величины:
- Плановые затраты (бюджет проекта),
- Фактическая выработка,
- Фактические затраты,
Прогнозные значения затрат
Для получения четкой картины состояния проекта необходимо получить все эти четыре величины. Простой анализ плановых затрат в сравнении с фактическими зачастую может давать искаженную картину. Например, если фактические затраты составляют 90% от плановых, то может показаться, что выполнение контракта идет очень хорошо. В то время, как состояние проекта или его фактическая выработка, добавленные в анализ, могут показать, что выполнена только половина из запланированных на данное число работ. Таким образом, выполнение контракта отстает от календарного графика и, кроме того, затраты на выполненную часть работ превышают плановые.
Плановые затраты (бюджет проекта)
Когда определен масштаб проекта, создается исходный план затрат. Иногда план затрат включает некоторые элементы, находящиеся на верхнем уровне иерархии, которые требуют более детального планирования по ходу выполнения проекта. Если происходят изменения масштаба проекта и утверждаются изменения бюджета, то необходимо обновить исходный план затрат. Таким образом, существуют исходный и утвержденный планы затрат. Утвержденный план используется при расчетах фактической выработки и, соответственно, на его основе производится анализ состояния работ и затрат. Эти различные планы затрат обычно анализируются после завершения контракта, когда предпринимается попытка извлечения уроков из проекта.
Фактическая выработка
Фактическая выработка позволяет нам количественно оценить прогресс проекта в денежном выражении. Например,,с помощью значения фактической выработки аналитик может без труда сделать вывод о том, что перерасход денежных средств возник из-за досрочного завершения работы. Важно отметить, что вместе с накопленными данными должны сохраняться значения фактической выработки для отдельных периодов.
Если проект отстает от календарного плана, а фактическая выработка сохраняется лишь в виде суммарной величины на текущую дату, то невозможно определить, когда произошла задержка. Если же имеются значения фактической выработки за каждый период, аналитик может увидеть, например, что в декабре работа не выполнялась из-за плохой погоды.