Процесс управления проектом
Рассмотрим управленческие процессы, требующие интеграции данных календарного плана работ и затрат на протяжении всего жизненного цикла проекта. Пять основных процессов, требующих интеграции календарного плана и затрат включают:
- Оценку объемов и стоимости работ и подготовку предложений по контракту.
- Подготовку и заключение контракта.
- Контроль и анализ состояния работ и затрат.
- Контроль изменений.
- Закрытие проекта.
Для рассмотрения характеристик каждого из этих процессов необходимо обсудить различные системы управления затратами и расписанием проекта.
Выбор программного обеспечения
Выбор программного обеспечения, безусловно, является, важный аспектом. От системы зависит, насколько легко обеспечивается поддержка информационных потоков и каким образом это отражается на пользователях. Существует три основных методологии построения систем управления затратами и расписанием проекта:
Один программный продукт для управления затратами и расписанием проекта.
- Два независимых, не интегрированных программных продукта для управления затратами и расписанием проекта,
- Два интегрированных программных продукта для управления затратами и расписанием проекта.
- Один программный продукт для управления затратами и расписанием проекта.
Чтобы удостовериться что в календарный план проекта входят только элементы управления расписанием проекта и менеджеры проекта имеют ежедневный доступ к календарному плану работ, необходима интеграция систем управления затратами и расписанием проекта.
Использование одного программного продукта, выполняющего функции управления, как расписанием, так и затратами проекта, зачастую имеет следующие слабые стороны:
Планировщики не могут контролировать статус работ проек-та и изменять расписание в период между концом месяца и тем моментом, когда становятся готовыми для ввода фактические затраты по проекту. Однако, для корректного управления проектом планировщики должны иметь возможность изменять расписание в то время, как готовятся ежемесячные отчеты.
Возникает дополнительная временная задержка из-за того, что аналитики просматривают ежемесячные отчеты и готовят свои отчеты о существующих отклонениях. Эта задержка может достигать двух недель. В случае использования одного программного продукта, в течение всего, этого периода времени расписание должно будет оставаться неизменным.
Для контроля за материалами, другим прямыми затратами, а также за задачами с фиксированным объемом работ, пользователь вынужден вводить в расписание так называемые фиктивные работы. В случае же, когда имеется два раздельных продукта для контроля за расписанием и затратами проекта, вышеназванные элементы вводятся только в систему управления затратами.
Два независимых, не интегрированных программных продукта
Многие организации использует два и более не интегрированных программных продукта для управления расписанием и затратами проекта. Данный подход имеет следующие недостатки:
Данные системы требуют двойного внесения данных и, следовательно, их сложно поддерживать. Кроме того, имеется большая вероятность появления ошибки на этапе ввода данных.
Не интегрированные системы управления затратами и расписанием могут выдавать разные результаты.
Проверка финальных отчетов крайне затруднительна из-за отсутствия обмена данными.
Поддержка независимых, не интегрированных систем часто осуществляется разными людьми, которые предоставляют свои отчеты разным руководителям. Из-за несогласованности действий участвующих сторон часто возникает недостаток взаимосвязи. В не интегрированных системах часто возникают противоречивые результаты.