Документальное оформление движения материалов
Процесс движения материалов состоит из трех основных стадий: поступление материалов в организацию, расходование материалов в организации, выбытие материалов из организации.
На первой стадии производится принятие материалов к учету на основании первичных учетных документов и их стоимостная оценка.
Материалы поступают в организацию путем:
- приобретения за плату;
- изготовления самой организацией;
- поступления в счет вклада в уставный капитал;
- безвозмездного получения;
- поступления в обмен на другое имущество;
- поступления в результате ликвидации основных средств и иного имущества.
На второй стадии происходит расходование материалов – их отпуск на производство продукции, исправление брака, обслуживание производства для управленческих нужд организации.
На третьей стадии осуществляется учет материалов, выбывающих из организации вследствие различных причин:
- списания материалов (морально устаревших; пришедших в негодность по истечении сроков хранения; при выявлении недостач, хищений, порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий и иных чрезвычайных обстоятельств);
- продажи (реализации) материалов;
- передачи материалов в счет вклада в уставный капитал других организаций;
- безвозмездной передачи материалов другим организациям и лицам;
- передачи материалов в обмен на другое имущество;
- передачи материалов в счет вклада по договору простого товарищества (совместной деятельности).
При учете материалов на всех стадиях их движения следует руководствоваться Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными приказом Минфина России от 28.12.01 г. №119н.
Для оформления и учета хозяйственных операций по движению материалов предусмотрены следующие унифицированные формы первичной учетной документации, представленные в табл. 2.
Таблица 2. Первичные документы по движению материалов.
| Номер формы | Наименование формы |
|---|---|
| М-2 | Доверенность |
| М-2а | Доверенность |
| М-4 | Приходный ордер |
| М-7 | Акт о приемке материалов |
| М-8 | Лимитно-заборная карта |
| М-11 | Требование-накладная |
| М-15 | Накладная на отпуск материалов на сторону |
| М-17 | Карточка учета материалов |
| М-35 | Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений |
Поступающие в организацию материалы (приобретенные за плату или по договору мены, полученные безвозмездно или в качестве вклада в уставный капитал, изготовленные в самой организации, полученные в результате ликвидации основных средств и т.п.), как правило, направляются на склад организации. Отпуск их непосредственно на производство или на хозяйственные нужды, минуя склад, не рекомендуется.
На материалы, поступающие по договорам купли-продажи, другим аналогичным договорам, организация должна получать от поставщика (грузоотправителя) расчетные и сопроводительные документы.
Расчетные документы (платежные поручения, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы с приложенными к ним сопроводительными документами (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.) передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу), как основание для приемки и принятия к бухгалтерскому учету материалов.
При приемке материалов необходимо:
- зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;
- проверить соответствие данных этих документов договорам поставки – по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным договором;
- проверить правильность расчетов в расчетных документах;
- оплатить расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от оплаты;
- определить фактические размеры ответственности в случае нарушения условий договора;
- передать документы в подразделения организации (бухгалтерию, финансовый отдел и т.п.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота в организации.