Учет личного состава организации
Учет труда работников основывается на учете личного состава работников в разрезе их категорий (рабочие, служащие, производственный персонал, персонал, занятый в обслуживающих и вспомогательных производствах, и т.п.) и использования рабочего времени.
Учет личного состава и использования рабочего времени в организации ведется в первичных учетных документах, к которым, в частности, относятся приказы (распоряжения) о приеме, увольнении и переводе работников на другую работу, о предоставлении отпусков, а также табели и личные карточки. Порядок учета работников и рабочего времени, отработанного физическими лицами, выполняющими для организации работу по договорам гражданско-правового характера (договор подряда, поручения и др.), определяется особенностями соответствующего договора.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, а также Указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 г. №1.
Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты состоит из двух разделов:
- унифицированные формы по учету кадров;
- унифицированные формы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.
При этом унифицированные формы по учету кадров предназначены для применения юридическими лицами всех форм собственности, а унифицированные формы по учету использования рабочего времени – юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.
В утвержденные формы первичной учетной документации организации могут при необходимости вносить дополнительные реквизиты в соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.99 г. №20.
При приеме работника на работу по трудовому договору составляется приказ (распоряжение) о приеме работника на работу по форме №Т-1. В том случае, если в организацию принимается одновременно несколько работников, то на всех может быть оформлен один приказ по форме №Т-1а.
При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются следующие сведения:
- наименование структурного подразделения;
- профессия (должность);
- испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу;
- условия приема на работу (в том числе указываются оклад или тарифная ставка) и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).
Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ о приеме на работу объявляется работникам) под расписку.
На основании приказа о приеме на работу заполняются следующие документы:
- трудовая книжка работника;
- личная карточка работника (форма №Т-2 или №Т-2ГС(МС));
- лицевой счет работника (форма №Т-54 или №Т-54а).
Содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям заключенного трудового договора с работником (ст. 68 ТК РФ).
Личная карточка работника (форма №Т-2) заполняется на лиц, принятых на работу, сотрудником отдела кадров в одном экземпляре.
На государственных служащих заполняются личные карточки государственного служащего по форме №Т-2ГС. Кроме того, на каждого научного и научно-педагогического работника кроме личной карточки заполняется в одном экземпляре и ведется учетная карточка научного работника (форма №Т-4).
Лицо, принимаемое на работу, подписывает личную карточку с указанием даты ее заполнения.
Прием на работу организацией осуществляется согласно утвержденному директором штатному расписанию. Штатное расписание (форма №Т-3) содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом, изменения в штатное расписание также вносятся в соответствии с приказом вышеназванных лиц.
Переводы работников на другую работу оформляются приказом (распоряжением) о переводе работника на другую работу (форма №Т5), который заполняется работником отдела кадров, подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом и объявляется работнику под расписку. В данном приказе указывается оклад (тарифная ставка) по новому месту работы.
Одновременный перевод нескольких работников на другую работу может быть оформлен одним приказом по форме №Т-5 а.
На основании приказа о переводе делаются отметки в следующих формах:
- в личной карточке (формы №Т-2 или №Т-2ГС(МС));
- лицевом счете (формы №Т-54 или №Т-54а);
- трудовой книжке.
Предоставление работнику отпуска оформляется приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6). При предоставлении отпуска нескольким работникам приказ составляется по форме №Т-6а.
Отпуск работникам предоставляется в соответствии с составленным графиком отпусков (форма №Т-7).