Преимущества использования смарт-документов
Определенным разделам смарт-документа (разделенным тегами XML) назначаются элементы управления или действия. В зависимости от того, с каким разделом документа работает пользователь, в области задач Действия с документами (Document Actions)отображается различная информация. Эта информация может быть представлена в виде графики, текста справки, фрагментов документа или элементов управления (текстовые поля, переключатели, кнопки и даже элементы управления ActiveX, разработанные пользователем).
В представленном ниже примере смарт-документа продавцу необходимо создать презентацию перед встречей с клиентом, который является врачом. Презентация состоит из короткого письма, каталога продуктов и формы, в которой содержатся сведения о прошлых заказах клиента. Кроме всего прочего смарт-документ содержит форму, которая автоматически получает и отображает данные лицензии и адрес врача в случае, если он захочет заказать какой-либо продукт.
В обычном случае для того, чтобы создать этот документ, продавцу было необходимо найти информацию о клиенте в своем списке контактов или в списке контактов организации. Кроме того, ему было необходимо составить список наиболее важных продуктов, предлагаемых в соответствии с областью специализации заказчика. Представленное решение на основе смарт-документа упрощает этот процесс, предлагая продавцу ответить на несколько вопросов, выполняя затем поиск информации в базе данных и обрабатывая полученные данные в соответствии с предопределенными правилами и встроенной бизнес-логикой.
При открытии этого смарт-документа в Word 2003 продавец увидит подсказку, сообщающую о том, что следует выделить надпись "Doctor's Name Here". После того, как пользователь переместит курсор на эту надпись, курсор окажется внутри пары XML-тегов (в нашем случае они называются "drname"); при наступлении этого события смарт-документ выводит текстовое поле для ввода имени врача, как показано на Рисунке 1. Такая обработка события запрограммирована в смарт-документе разработчиком.
Рисунок 1 – Область задач "Действия с документами" (Document Actions)
Когда специалист, работающий с данными, вводит имя врача, смарт-документ выполняет несколько действий: сначала он находит в документе все экземпляры элементов с XML-тегами "drname" и вставляет в них имя врача. Смарт-документ запрограммирован разработчиками таким образом, что имя врача является строкой запроса к нескольких серверным СУБД. Результаты выполнения запросов вставляются в определенные места смарт-документа в соответствии с элементами XML. Разработчики могут использовать различные способы получения данных. Например, они могут подключиться к веб-службе, отправив сообщение SOAP (Simple Object Access Protocol – простой протокол доступа к объектам) с помощью метода HTTP POST, или использовать преимущества поддержки языка XML реляционными базами данных (такими как SQL Server 2000). Также разработчики могут подключиться к базе данных с помощью традиционных средств, таких как ADO, ODBC или OLEDB.
Итак, продавец вводит лишь основную информацию, а запрограммированный разработчиком код смарт-документа обрабатывает сбор данных из различных источников: контактная информация и номер лицензии берутся из базы данных CRM (client relations management – управление взаимодействием с клиентами), список предлагаемых продуктов и информация о страховке – из других различных баз данных и так далее. С другой стороны, смарт-документ выступает в качестве формы для передачи данных, собирая информацию о заказе и помещая ее в определенные места документа, таким образом, завершая логический цикл передачи данных.
Решения на основе смарт-документов имеют ряд преимуществ, некоторые из которых описаны ниже.
- Обмен данными внутри организации. Информация, содержащаяся в документах Office, больше не будет являться "мертвой" информацией, с которой не могут работать внешние приложения – решения на основе смарт-документов помогают поместить данные документов Office 2003 в хранилища информации предприятия. Разработчики могут определять способы доступа к данным, закладывая бизнес-логику и модель безопасности предприятия в алгоритм работы смарт-документа.
- В предыдущих версиях программы Microsoft Word не всегда можно было отделить данные от текста. Используя преимущества четко структурированного содержимого, определенного с помощью XML, Word 2003 позволяет получать доступ к данным своих документов из других приложений и систем.
- Помощь в заполнении структурированных документов.Решения на основе смарт-документов наиболее хорошо подходят для структурированных документов: документов, создаваемых на основе шаблонов, документов для оценки сотрудников, документации любого типа (технические требования, справочная информация, документация по продукту и т. д.).
- Смарт-документы могут разрабатываться для заполнения больших блоков документа на основе введенных пользователем данных или на основе выполняемых им действий (например, в зависимости от того, каким образом пользователь заполняет первый блок формы документа).
- Распространение и обновление на компьютерах клиентов без постороннего вмешательства. Эффективное и централизованное распространение означает, что ИТ-администратору не нужно посещать каждое рабочее место, чтобы обеспечить корректную установку. Когда исходный документ или шаблон открыт на клиентском компьютере, смарт-документ может загружаться, а затем обновляться непосредственно с сервера без вмешательства администратора. Администраторы, тем не менее, могут контролировать распространение и обновление смарт-документов, поскольку смарт-документ является подписываемым кодом.