Важные аспекты защиты документов с помощью паролей и шифрования
Защита документов Microsoft Word
Microsoft Word поддерживает три уровня защиты при сохранении документов. Для доступа к параметрам защиты нужно открыть меню Файл (File) – Сохранить как (Save As), раскрыть список Сервис (Tools) и выбрать пункт Параметры безопасности (Security Options). Эти параметры могут использоваться как вместе, так и по отдельности:
- Пароль для открытия файла (Password to open)
Для открытия документа пользователь должен ввести пароль, являющийся кодом, с помощью которого был зашифрован файл. Для того чтобы выбрать алгоритм шифрования, отличный от использующегося по умолчанию, или изменить стойкость ключа шифрования, нажмите кнопку Дополнительно (Advanced).
- Пароль разрешения записи (Password to modify)
Для открытия документа в режиме редактирования, пользователь должен ввести пароль. Не вводя пароль, пользователь может открыть документ в режиме только для чтения. Если Вы задали пароль разрешения записи, параметр Рекомендовать доступ только для чтения (Read-only recommended) игнорируется.
- Рекомендовать доступ только для чтения (Read-only recommended)
Пользователю предлагается открыть документ в режиме только для чтения в том случае, если ему не требуется изменять содержимое документа. Несмотря на то, что этот параметр расположен в разделе задания паролей на открытие и изменение документа, сам по себе он не обеспечивает никакой защиты. Если документ открыт в режиме только для чтения, он защищен от случайного или автоматического сохранения. Если не используется какой-либо дополнительный метод защиты, пользователь может отказаться от предложенного режима открытия документа, нажав кнопку Нет (No) в диалоговом окне. В этом случае документ Word открывается в режиме редактирования.
Для шифрования документов используются различные криптографические методы, которые можно выбрать, нажав кнопку Дополнительно (Advanced) в диалоговом окне Безопасность (Security), доступном из меню Файл – Сохранить как – Сервис – Параметры безопасности (File – Save As – Tools – Security Options). Метод шифрования по умолчанию можно также задать с помощью системных политик (см. раздел "Дополнительные параметры шифрования" в этом документе).
В дополнение к защите всего документа Microsoft Word Вы также можете в некоторой степени защитить документ от несанкционированных изменений его отдельных областей. Когда Вы применяете защиту к отдельным областям документа, шифрование не производится. Поэтому уровень безопасности при использовании параметра Защитить документ (Protect Document) является более низким, чем тот, который обеспечивает шифрование всего документа Microsoft Word. Этот метод скорее служит для более удобной совместной работы с документом, чем для обеспечения его защиты. Защита отдельных областей документа не защищает интеллектуальную собственность от злоумышленников. Например, коды полей можно просмотреть в текстовом редакторе (таком как программа "Блокнот"), даже если формы или области документа защищены с помощью перечисленных ниже методов.
Отдельные элементы, которые Вы можете перевести в защищенный режим:
- Запись исправлений (Tracked changes)
Изменения, сделанные в документе, не могут быть приняты или отклонены. Запись исправлений не может быть отключена.
- Примечания (Comments)
Пользователи могут вставлять примечания в документ, но не могут изменять содержимое документа.
- Ввод данных в поля форм (Forms)
Пользователи могут вносить изменения только в поля форм или незащищенные области документа.
Чтобы перевести запись исправлений в документе Word в защищенный режим:
- Откройте документ Word.
- В меню Сервис (Tools) выберите команду Защитить документ (Protect Document).
- В разделе Ограничения на редактирование (Editing restrictions) установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа (Allow only this type of editing in the document).
- В раскрывающемся списке выберите пункт Запись исправлений (Tracked changes).
- В разделе Включить защиту (Start enforcement) нажмите кнопку Да, включить защиту (Yes, start enforcing protection).
- В текстовом поле открывшегося диалогового окна Включить защиту (Start enforcing protection) Вы можете задать пароль (необязательно).
- Сохраните документ.
После того, как защита документа установлена, Вы можете снять ее в любое время. Для этого в меню Сервис (Tools) выберите команду Снять защиту (Unprotect) и введите пароль, который использовался при установке защиты.
Внимание
Если пользователь забудет установленный на документ пароль, он не сможет выполнить следующие действия:
- Открыть документ.
- Получить доступ к данным документа, ссылаясь на него из других документов.
- Снять защиту документа.
- Восстановить данные, содержащиеся в документе.
Вам следует научить пользователей использовать надежные пароли. Такие пароли не должны основываться на словах, которые можно найти в словарях, а также на описаниях знакомых предметов, именах людей и домашних животных и так далее. Использование надежного пароля снижает возможность его угадывания третьими лицами. Пароль должен записываться только в случае крайней необходимости и при этом храниться в безопасном месте.