Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Office XP

Подготовка листов Excel к печати

  • Тема занятия. Компоновка страниц.

    Вы уже умеете размещать в ячейках Excel числовые данные, выполнять расчеты и оформлять результаты в виде диаграмм. Осталось научиться распечатывать полученные документы. На занятии рассматриваются следующие операции, помогающие подготовить листы Excel к печати: | ориентация страницы;
  • Ориентация и масштаб страницы

    Давайте продолжим работу с файлом Электронная таблица.х1s и распечатаем некоторые из ее листов. В этом упражнении выполняется первый этап подготовки к печати – настройка ориентации страницы и масштаба выводимого листа. | Откройте файл Электронная таблица.xls.
  • Настройка полей

    Поля формируют пустую рамку вокруг информативной области страницы. Уменьшая их, можно немного увеличить размер печатаемой таблицы. | Снова щелкните на кнопке Страница. | В окне диалога Параметры страницы раскройте вкладку Поля (Margins), показанную на рис. 12.4. | Рис. 12.4.
  • Добавление колонтитулов

    Колонтитулы позволяют добавлять в нижнюю и верхнюю часть страниц заголовки и описания, дублирующиеся на всех страницах. Если таблица длинная, в колонтитуле удобно разместить ее название, номера страниц, название файла документа и листа, на котором размещена таблица.
  • Сортировка и фильтрация. Сортировка данных.

    Сортировка позволяет упорядочить строки таблицы в порядке возрастания или убывания данных одного или нескольких столбцов таблицы. Фильтрация дает возможность временно убрать из таблицы ненужные строки, не стирая их. | Сортировать данные приходится не только при печати документа.
  • Фильтрация

    При печати больших таблиц бывает удобно урезать их путем фильтрации интересующих вас строк. Предположим, что вам понадобилась информация только по трем клиентам, которые в мае имели максимальные объемы сделок. Чтобы выбрать соответствующие строки с помощью автофильтра, выполните следующие шаги.
  • Выбор печатаемых объектов. Разбиение на страницы.

    Кроме фильтров есть и другие способы уменьшить печатаемую область. Непосредственно перед печатью листа можно настроить режим печати заголовков столбцов, скрыть ненужные строки и столбцы, задать диапазон печатаемых ячеек и указать способ разбиения листа Excel на страницы.
  • Скрытие строк и столбцов

    Скрывать определенные ячейки можно не только с помощью фильтрации. Программа позволяет вручную указывать те столбцы и строки, которые временно нужно сделать невидимыми. Столбцы N и O листа Формулы содержат не слишком важную информацию, их не нужно печатать.
  • Заголовки строк и столбцов

    При печати листа на нескольких страницах заголовки столбцов или строк видны не на каждой из них. В нашем примере на второй странице нет названий месяцев. В такой ситуации полезно дублировать заголовки. Для этого выполните следующие шаги. | Выберите команду Файл › Параметры страницы.
  • Задание диапазона ячеек

    Чтобы распечатать только часть таблицы, не обязательно фильтровать ее или скрывать строки и столбцы. Можно просто указать диапазон тех ячеек, которые должны быть напечатаны. Обратите внимание, что на втором листе между заголовками столбцов и числами таблицы имеется большой пропуск.
  • Настройка диаграмм

    Листы, целиком занятые диаграммами, имеют те же параметры печати, что и стандартные. Однако вкладка Лист окна диалога Параметры страницы для этих листов заменена вкладкой Диаграмма (Chart). | Щелкните на корешке листа Диаграмма. | Выберите команду Файл › Параметры страницы.
  • Контрольное упражнение. Подведение итогов.

    Если, изучая упражнения этого занятия, вы были достаточно внимательны, то без труда сможете выполнить проверочное задание. | Откройте файл Электронная таблица,xls. | Разверните лист Расходы. | Задайте книжную ориентацию страницы. | Установите поля сверху и снизу по 5 см, а справа и слева по 3 см.
Если Вы заметили ошибку, выделите, пожалуйста, необходимый текст и нажмите CTRL + Enter, чтобы сообщить об этом редактору.