Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Office XP

Формы и отчеты

  • Тема занятия. Форма.

    Информация баз данных хранится в таблицах, но с ними не очень удобно работать. Для ввода, редактирования и печати информации предназначаются формы и отчеты. | Вы познакомитесь с ними на этом занятии, в упражнениях которого рассматриваются следующие темы: | мастер форм; | конструктор форм;
  • Мастер форм

    Мастер форм позволяет сберечь время и быстро сконструировать привлекательную форму для записей любой таблицы. | С помощью команды Файл › Открыть (File › Open) откройте базу данных Контакты, созданную на предыдущем занятии. | В окне базы данных щелкните на кнопке Формы (Forms).
  • Конструктор форм

    Недостатком форм, создаваемых мастером, является то, что они однообразны и не содержат пояснительных надписей. Чтобы приукрасить форму и расположить поля более удобным образом, следует воспользоваться конструктором форм, который позволяет передвигать и масштабировать элементы формы, связывать их с источником данных и настраивать любые другие параметры формы.
  • Элементы управления

    При открытии конструктора форм на экране появляется панель элементов (см. рис. 18.3). Если ее нет, щелкните на кнопке Панель элементов панели инструментов. С помощью кнопок панели элементов в форму можно добавлять различные объекты, типы которых перечислены в табл. 18.1.
  • Заголовок и примечание

    До сих пор вы имели дело с формами, в которых одновременно отображалась только одна запись. Однако параметры формы можно настроить так, чтобы в ее окне демонстрировался длинный список одинаковых форм, содержащих данные разных записей таблицы. Чтобы включить этот режим, выполните следующие действия.
  • Отчет. Мастер отчетов.

    В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах.
  • Конструктор отчетов

    Если внимательно присмотреться к отчету, показанному на рис. 18.14, можно заметить несколько недостатков. Вот их список: | названия таких полей, как Фамилия и Имя, явно лишние, их следует убрать; | информация о человеке занимает слишком много места, ее можно представить компактнее;
  • Группировка и сортировка

    Отчет, который вы сконструировали в двух предыдущих упражнениях, имеет еще один существенный недостаток. Фамилии людей из списка Контакты выводятся не по алфавиту. Мастер отчетов автоматически сгруппировал данные таблицы Список по их принадлежности к тем или иным записям таблицы Контакты, которая определяется связью между полями Код_Контакты этих двух таблиц.
  • Вывод результатов. Предварительный просмотр.

    Несмотря на многообразие объектов баз данных, все они печатаются с помощью одних и тех же приемов. Вид печатной копии отчета или формы определяется расположением элементов управления в окне конструктора. Таблицы и запросы вообще практически не имеют параметров форматирования.
  • Печать таблиц и запросов

    Чтобы распечатать активный объект (таблицу, запрос, форму или отчет) базы данных, выполните следующие шаги. | Выберите команду Файл › Параметры страницы (File › Page Setup). Откроется окно диалога, которое позволяет настроить размер страницы, ее ориентацию и поля (рис. 18.22).
  • Файловые операции

    Чтобы поддерживать базу данных в надлежащем порядке, необходимо периодически выполнять некоторые служебные процедуры. Вероятно, наиболее важной из них является резервное копирование данных, которое выполняется с помощью стандартных средств Windows для работы с файлами.
  • Контрольное упражнение. Подведение итогов.

    Чтобы закрепить приемы работы с формами и отчетами, выполните самостоятельно следующие операции. | Для создания нового отчета запустите мастер отчетов. | Включите в отчет поля даты и описание контакта, а также фамилию и имя. | Выберите вариант просмотра по таблице Список.
Если Вы заметили ошибку, выделите, пожалуйста, необходимый текст и нажмите CTRL + Enter, чтобы сообщить об этом редактору.