Общие принципы работы в Outlook
Прежде чем приступить к рассмотрению конкретных примеров использования Outlook, давайте рассмотрим общие принципы его работы. В данном разделе приведены основные принципы работы с интерфейсом Outlook, основные операции над элементами, а также техника работы со справочной системой Outlook 2002.
Помимо описанных здесь тем, в Outlook существует и много других общих принципов, например работа с категориями, представлениями, поиск, вывод на печать и т. д. Эти случаи будут рассматриваться либо отдельно (глава 16 "Поисковая система Outlook"), либо применительно к одному из описываемых элементов (см. раздел 2.2.3 "Работа с категориями").
Формы и элементы
Как было сказано выше, Microsoft Outlook – это ряд приложений, объединенных в одну интегрированную информационную систему.'Каждое из этих приложений работает с определенным типом документов, в которых, собственно, и хранится соответствующая информация. В терминологии Outlook документы называются элементами, а приложения, работающие с элементами, – формами.
Замечание
Впервые Outlook как самостоятельное приложение появился в пакете Microsoft Office 97, придя на смену двум программам предыдущих версий Office: планировщику дел Schedule+ и клиенту электронной почты Microsoft Mail (или Microsoft Exchange). Отсюда и происходит подобная структуризация Outlook на формы-приложения и элементы-документы.
Элементы могут иметь самую произвольную форму (заметка, сообщение, контакт). Более того, их набор может расширяться за счет создания новых типов элементов (см. раздел 19.1 "Создание формы"). Для хранения элементов используется единый формат, но элементы каждого типа обладают определенным набором полей (свойств), в которых и хранится информация об элементе. Например, для сообщения в набор полей входят тело сообщения, тема сообщения, адресаты, признак важности и т. д. Одним из полей, обязательным для элементов всех типов, является поле типа элемента, значение которого определяет, как должен обрабатываться элемент.
Таким образом, как только вы откроете любой элемент, будет запущена форма, обслуживающая именно его. После открытия элемента можно редактировать его поля, внося новую или же изменяя старую информацию.
Папки Outlook
Outlook хранит элементы в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа. Так, например, все пришедшие почтовые сообщения хранятся в папке Входящие (Inbox). Outlook использует расширенное по отношению к Windows понятие "папка". Папка в Outlook – это логическое хранилище информации, не связанное прямо с физическим способом хранения информации на диске. Пользователь может создавать собственную, с какой угодно степенью вложенности структуру папок, например папку для почтовых сообщений от определенного контакта, вложенную в папку для почтовых сообщений от всех контактов. Хотя все эти папки имеют имена, они не видны из программы Проводник Windows, поскольку вся информация Outlook хранится в едином файле на диске.
При первом запуске Outlook пользователь имеет прямой доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы во вложенных папках, которые содержатся в папке Личные папки (Personal Folders). В табл. 1.1 перечислены эти папки с описанием элементов, хранящихся в них.
Таблица 1.1. Основные папки Outlook.
| Наименование папки | Описание элементов |
|---|---|
| Outlook сегодня (Outlook Today) | Содержит общую информацию о состоянии всех элементов Outlook |
| Входящие (Inbox) | Поступающие сообщения электронной почты и факсы |
| Календарь (Kalendar) | Встречи, события и собрания. Планирование личного расписания, календарь |
| Контакты (Contants) | Информация о личных и деловых контактах. Адресная книга |
| Задачи (Tasks) | Планирование, ведение и учет задач |
| Заметки (Notes) | Создание различных примечаний |
| Удаленные (Delete Items) | Все удаленные элементы |
| Черновики (Draff) | Черновики сообщений. Не готовые к отправке сообщения |
| Исходящие (Outlook) | Сообщения и факсы, готовые к отправке, но еще не отправленные |
| Отправленные (Sent Items) | Копии отправленных сообщений электронной почты |
| Дневник (Journal) | Записи личной деятельности. Автоматическое отслеживание работы пользователя с элементами Outlook и документами Office |
| Мои документы (My Documents) | Обеспечивает быстрый доступ к содержимому папки Мои документы |
| Избранное (Favorites) | Обеспечивает быстрый доступ к папке Избранное, в которой хранятся избранные папки и страницы Интернета |
| Мой компьютер (My Computer) | Отображает файловую структуру компьютера. Проводник |
Таким образом, общий принцип работы с Outlook следующий: вы открываете папку, выбираете требуемый элемент, автоматически запускается форма, его обслуживающая, и элемент готов к редактированию.