-
Уже на данном этапе использование Outlook позволит вам достичь определенных успехов в организации информации и ведении коммуникационной деятельности через Интернет. Однако помимо вышеприведенных возможностей Outlook предоставляет пользователю еще ряд услуг, рассматриваемых Б данной части.
-
В предыдущих главах, рассматривая работу Outlook, мы опирались на примеры использования данного приложения в рамках одного персонального компьютера, подключенного к Интернету. Но помимо использования Интернета Outlook имеет средства для работы в интранет, т. е.
-
Помимо стандартных сервисов, предоставляемых учетной записью данного типа (создание и отправка сообщений, ведение задач и календаря), есть у Outlook, как клиента Microsoft Exchange Server, и свои отличительные способности, о которых и пойдет речь далее.
-
Общие папки (Public Folders) – это папки, доступ к информации которых разрешен всем пользователям рабочей группы. Допустим, что над созданием данной книги работало несколько авторов, входящих в единую рабочую группу.
-
В главе "Коллективная работа в Outlook" мы уже рассматривали процесс планирования собраний, но благодаря использованию информационной службы Microsoft Exchange Server планирование собраний становится и проще и функциональнее.
-
Выше мы рассматривали работу с общими папками Outlook, но помимо рассмотренных существуют папки общего использования, являющиеся открытыми папками файловой системы одного из узлов сети. С данными папками пользователь может работать, как с обыкновенными папками своей файловой системы.
-
Работа Outlook, как клиента Microsoft Exchange Server, безусловно позволяет расширить и упростить действия пользователей рабочей группы по обмену информацией. Но что делать в случае, если участник группы находится вне сети предприятия, а доступ к данным необходим?
-
В предыдущих главах была рассмотрена работа с сообщениями электронной почты. В этой главе речь пойдет еще об одном, весьма популярном средстве передачи информации – это факсимильные сообщения, или факсы.
-
Перед тем как использовать факс-службу, ее необходимо соответствующим образом настроить. Настройка факса делится на три этапа: | Настройка факса. | Включение сервиса, отвечающего за прием и отправку факсимильных сообщений.
-
Как и раньше, для использования любой информационной службы, будь то электронная почта, адресная книга или файл личных папок, в Outlook необходимо создать учетную запись данной службы. | Пример 14.5. Создание учетной записи Fax Mail Transport.
-
В данном разделе рассматриваются создание, отправка и получение факсимильного сообщения. Более того, поскольку возможности Word как текстового редактора шире, чем встроенного редактора Outlook, мы решили рассмотреть создание факсимильного сообщения и средствами Word.
-
Outlook мощное приложение, одним из ключевых моментов работы с которым является настройка приложения и создание конфигураций. Конфигурация представляет собой группу настроек, определяющих характеристики среды Microsoft Outlook, подготовленной для конкретного использования.
-
Итак, фактически конфигурация создана, но пока она не имеет информационных служб, благодаря которым и ведется работа в Outlook. | Информационная служба – это сервисы, которые предоставляют свои услуги Outlook.
-
Здесь нужно заметить, что загадочной службы личных папок, в которой хранится вся информация, нет в списке информационных службы диалогового окна Учетные записи электронной почты (E-mail Accounts), и пока не совсем ясно, где же Outlook будет размещать будущие данные.
-
Чтобы информационные службы и дополнительные параметры вступили в силу, необходимо перезапустить Outlook. Для этого нужно выйти из Outlook, но в данном режиме завершение работы с Outlook – это нечто большее, чем простое закрытие приложения.
-
Уважаемые читатели, давайте оглянемся назад. Мы рассмотрели почти все основные средства работы с Outlook, и, безусловно, его почти неограниченные возможности потрясают! Однако использование его потенциала не только поражает, но и порождает бесчисленное множество информации.
-
Диалоговое окно Расширенный поиск (Advanced Find) позволяет пользователю организовать сколь угодно точный поиск элементов Outlook. Поиск иголки в стоге информации Outlook является для Расширенного поиска легкой и приятной работой. | Пример 16.2. Открытие расширенного поиска.
-
Возможности поисковой системы Outlook не ограничиваются только нахождением собственных элементов. Outlook может организовать поиск файлов компьютера, причем возможности этого поиска гораздо шире стандартных средств поиска Windows. | Пример 16.8. Расширенный поиск файлов.
-
Выше были рассмотрены возможности задания условий поиска, но помимо этого пользователь может изменять представления области Результат поиска, более того, он может сохранять условия поиска для дальнейшего их использования.
-
Выше мы рассматривали работу с элементами Outlook только внутри самого приложения. Но бывают случаи, когда необходимо работать с информацией Outlook вне данной среды, например в другом приложении, которое не поддерживает формат Outlook, или на другом компьютере.
-
Выше мы рассмотрели простейшие способы сохранения элементов Outlook в виде файлов, имеющих стандартные типы. Но иногда необходимо перенести информацию из Outlook в другое приложение с наименьшей потерей информации или в приложение, вообще не. поддерживающее работу со стандартными форматами.
-
Содержимое личных папок Outlook увеличивается по мере создания элементов аналогично скоплению бумаг на столе. Собственный рабочий стол иногда приводится в порядок: просматриваются и откладываются на хранение документы, имеющие важное значение, но используемые не очень часто;
-
Говоря об архивировании и удалении элементов, нельзя не рассказать о работе с папкой Удаленные (Delete Items). Данная папка предназначена для промежуточного хранения ненужных элементов любого типа. Другими словами, удаленный элемент не удаляется безвозвратно, а перемещается в папку Удаленные, из которой в случае необходимости его можно вернуть в исходную папку.
-
В пакет приложений Microsoft Office помимо Outlook входят и такие распространенные приложения, как текстовый редактор Word, редактор электронных таблиц Excel, приложение для подготовки электронных презентаций PowerPoint и приложение для работы с базами данных Access.
-
Взаимодействие Outlook и Word является, пожалуй, наиболее характерным примером совместной работы. Выше уже упоминаюсь, что в качестве редактора сообщений пользователь может указать Microsoft Word. | Пример 18.1. Word в качестве редактора сообщений.
-
С самого начала книги, создавая сообщение, мы задавались целью передачи в качестве тела сообщения не просто текста, а таблицы. Использование средств Excel позволяет с легкостью решить не только проблему вставки таблиц, но и сопутствующих компонент (например, диаграмм Excel).
-
Microsoft PowerPoint – это универсальное средство подготовки презентаций. После создания презентации пользователь может демонстрировать ее как на локальном компьютере, так и провести презентацию в сети для всей рабочей группы.
-
Microsoft Access – это универсальная система управления базами данных, а Outlook – универсальная система управления информацией. Исходя из этих определений, естественно предположить, что эти приложения имеют определенные средства для обмена информацией между собой.