Папка Удаленные
Говоря об архивировании и удалении элементов, нельзя не рассказать о работе с папкой Удаленные (Delete Items). Данная папка предназначена для промежуточного хранения ненужных элементов любого типа. Другими словами, удаленный элемент не удаляется безвозвратно, а перемещается в папку Удаленные, из которой в случае необходимости его можно вернуть в исходную папку. В данном случае просматривается полная аналогия с Корзиной в операционной системе Windows.
Окончательная очистка папки Удаленные показана на следующем примере.
Пример 17.9. Очистка папки Удаленные.
- Сервис › Очистить папку "Удаленные" или
- { Выделите папку "Удаленные"}
- Очистить папку "Удаленные"
Кроме этого, пользователь может установить автоматическую очистку папки Удаленные при выходе из приложения Outlook.
Пример 17.10. Автоматическая очистка папки Удаленные.
- Сервис › Параметры… Дополнительно
- Очищать папку "Удаленные" при выходе
- ОК
Перемещение элементов в папку Удаленные зависит от пользователя. Но редко когда пользователь удаляет элемент сразу при получении или отправке – должно пройти время или случиться какое-либо событие, требующее сбора и удаления ненужной информации (например, нехватка места на винчестере компьютера). Причем, как правило, это относится к папкам почты, поскольку именно они содержат наибольшее количество элементов. Outlook 2002 предоставляет пользователю специальный сервис, помогающий в разрешении данной проблемы.
Пример 17.11. Очистка почтового ящика.
- Сервис › Очистка почтового ящика… (рис. 17.13)
Рис. 17.13. Диалоговое окно Очистка почтового ящика
Диалоговое окно Очистка почтового ящика позволяет пользователю определить размер папок Outlook, найти элементы, удовлетворяющие условиям давности, а также удалить их или заархивировать. Но все по порядку.
В первом разделе пользователь, нажав на кнопку Щелкните (Click Here), увидит размер (в Кбайт), занимаемый каждой папкой Outlook, причем как корневых, так и вложенных (рис. 17.14).