Работа с контактами
Кроме возможности хранения информации о человеке, с которым поддерживается связь, папка Контакты предоставляет возможность эту самую связь реализовывать. Outlook позволяет соотносить с контактом следующие действия:
- Новое письмо (New Letter). Используется для составления обычного письма контакту. При выполнении этого действия запускается Мастер писем приложения Microsoft Word. Некоторые поля этого мастера будут автоматически заполнены, поскольку информация об отправителе и получателе известна.
- Создать сообщение контакту (New Message). Используется для отправки контакту сообщения по электронной почте (см. раздел 9.4 "Новое сообщение").
- Новый запрос о собрании (New Meeting Request). Используется для сбора информации и оповещения контакта о предстоящем собрании (см. раздел 10.1 "Планирование собраний").
- Назначить встречу контакту (New Appointment). Используется для назначения встречи контакту.
- Создать задачу для контакта (New Task). Используется для назначения задачи контакту (см. раздел 10.2 "Назначение задач").
- Создать запись в журнале контактов (New Journal Entry). Используется для создания хронологической справки о работе с контактом (см. главу 6 "Дневник").
- Связь (Link). Используется для связывания с контактом файла или элемента Outlook. Последнее действие равносильно нажатию кнопки Контакты в форме элемента и выбору их из списка (см. раздел 2.2.2 "Новая встреча ").
- Позвонить контакту (Call). Используется для автоматического набора телефонного номера контакта.
- Вызов с помощью Net Meeting (Call using Net Meeting). Данное действие запустит приложение Microsoft NetMeeting и начнет устанавливать связь с сервером каталогов, который был указан на вкладке Подробности формы Контакт (см. разд. 11.5 "Net Meeting").
- Отметить к исполнению (Follow Up). Используется для оповещения о запланированном для контакта действии (см. раздел 4.3.1 "Отметить к исполнению ").
- Отобразить схему адреса (Display Map of Address). Используется для отображения схемы адреса. Выбор этого действия вызывает обозреватель Интернета с ссылкой на страничку Microsoft Office, где расположена соответствующая карта местности.
- Просмотреть Web-страницу (Explore Web page). Используется для просмотра Web-страницы контакта. Выбор этого действия вызывает обозреватель Интернета с загружаемой страницей пользователя.
- Переслать как vCard (Forward as vCard). Переслать контакт, как визитную карточку. Данный формат будет использоваться, если вы захотите переслать кому-либо информацию элемента Контакт(см. раздел 12.1 "Основные принципы работы с новостями").
Указанные возможности доступны из меню Действия формы Контакт. В данной главе рассмотрим работу с контактом на примере действий Отметить к исполнению (Follow Up), Позвонить контакту (Call) и Новое письмо (New Letter). Остальные действия были рассмотрены выше.
Отметить к исполнению
Как было сказано выше, эта команда используется для оповещения пользователя о запланированном действии для контакта. Например, писателю необходимо до 26 июля 2001 года отправить сообщение редактору о результатах работы.
Пример 4.12. Создание отметки к исполнению.
- {Выделите контакт}
- Действия › К исполнению… (рис. 4.15)
- Отметка Отправить сообщение
- Срок: = 26.07.2001
- ОК
Рис. 4.15. Диалоговое окно Отметка к исполнению
После создания отметки в форме Контакт появится специальная информационная полоска с предупреждением о выполнении действия до определенного срока.
После того как задача будет выполнена, – нужно указать, что она завершена, установив флажок Завершена (Completed) или щелкнув кнопку Удалить (Clear Flag).