Встречи
Ввод темы и места встречи
Первые два поля предназначены для краткого описания темы и места проведения встречи.
Пример 2.8. Ввод темы и места встречи.
- Тема: = Встреча с редактором издательства BHV
- Место: = Измайловский пр., 29 BHV
При, последующем вводе информации в поле Место (Location) его можно выбрать в раскрывающемся списке предыдущих мест проведения встреч.
Совет
Для перевода курсора из одного поля в другое можно использовать не только мышь, но и клавишу Таb.
Флажок Собрание по сети (This is online meeting using) открывает специальную панель для оповещения предполагаемых участников. Более подробно о работе с собраниями будет рассказано в разделе 10.1 "Планирование собраний", а также в разделе 18.3 "Outlook и PowerPoint".
Ввод начала и окончания встречи
Для ввода времени начала и окончания встречи используются все выше приведенные форматы времени (см. раздел 2.1.3 "Форматы даты и времени"). Можно вводить данные либо вручную, либо выбирая их из раскрывающихся списков.
Пример 2.9. Ввод даты и времени.
- Начало
- Дата Пт 30.07.2001
- Время 13:00
- Конец Дата: = Сегодня
- Время: = 14.45
Заметьте, что после введения времени в любом формате Outlook все равно преобразует данные по умолчанию.
Также, по умолчанию, Outlook устанавливает дату завершения встречи равной дате начала, поскольку встречи почти всегда оканчиваются в течение одного дня. Но, при необходимости, вы всегда можете изменить дату конца. Например, трансляция футбольного матча начинается 3 марта в 23:00, а заканчивается 4 марта в 00:45.
Замечание
Напомним, что встреча не должна проходить более 24 часов, поскольку в противном случае она становится событием. В событие превращает встречу и установка флажка Целый день (All Day Event). Подробно о событиях будет рассказано чуть ниже.
Пока пользователь вводит время встречи, внутри Outlook идет сложный процесс по обработке полученной информации. В случае ошибочной или конфликтующей информации Outlook вежливо предупреждает либо диалоговым окном, либо сообщением в виде желтой полосы вверху формы. Например, при вводе даты, предшествующей текущей, Outlook выдаст сообщение "Эта встреча состоялась в прошлом", а при вводе времени, на которое уже зарезервирована встреча, – "Противоречит другим встречам в вашем календаре". Причем вы можете создать эти встречи, хотя это, вообще говоря, противоречит логике.
Установка оповещения
Запланированная встреча очень легко может не состояться, если о ней вовремя не вспомнить. Outlook дает возможность пользователю не беспокоиться за своевременное и планомерное оповещение о предстоящих встречах. Причем оповещение может быть не только визуальным, но, при наличии соответствующего оборудования, и звуковым.
Допустим, что писателю необходим один час, чтобы, не спеша, добраться до места встречи. Таким образом, устанавливая оповещение за два часа до начала встречи, он может не беспокоиться за возможное опоздание.
Пример 2.10. Установка оповещения.
- Оповещение
- Время оповещения 2 час.
На рис. 2.13 показано диалоговое окно оповещение (Reminder) с напоминанием о встрече, автоматически появляющееся при наступлении указанного времени оповещения.
Рис. 2.13. Диалоговое окно Оповещение