Подготовка к вводу данных отслеживания
Флажок Actual costs are always calculated by Microsoft Project (Фактические затраты всегда вычисляются Microsoft Project) определяет, будет ли MS Project автоматически рассчитывать фактические затраты на задачи или же эти данные будут вводиться вручную. Если установить этот флажок, то программа будет определять фактические затраты на задачи, исходя из повременных ставок задействованных ресурсов, затрат на использование ресурсов и фиксированных затрат задач. При установленном флажке изменить значение поля Actual Cost (Фактические затраты) для задачи можно лишь после того, как она будет выполнена. Если же этот флажок снять, то MS Project не будет рассчитывать фактические затраты, и заполнять значение этого поля для каждой задачи нужно будет вручную или импортируя значения.
Если сбросить этот флажок, станет доступен флажок Edits to total actual cost will be spread to the status date (Распределять изменения итоговых фактических затрат до даты отчета о состоянии), определяющий связь повременных данных о фактических затратах со сводными. Если его сбросить, то сводные данные о фактических затратах переводятся в повременные пропорционально фактическим повременным трудозатратам. Например, в файле cost.mpp (рис. 19.21) у Задачи 2 фактические трудозатраты за первый день работы составляют 8 часов, а за второй день – 2 часа. Соответственно, после ввода в поле фактических затрат 1000 p. MS Project распределил их на 800 р. и 200 р. повременных затрат за первые 2 дня работы над задачей.
Если выполнение задачи не началось, то все затраты учитываются на первый день, когда запланировано выполнение задачи. Например, на рис. 19.21 у Задачи 1 мы указали сводные затраты в размере 1000 р., и MS Project отнес их на первый день выполнения задачи.
Рис. 19.21. Ввод данных о фактических затратах на задачу вручную при отключении режима распределения итоговых фактических затрат
Если же установить флажок Edits to total actual cost will be spread to the status date (Распределять изменения итоговых фактических затрат до даты отчета о состоянии), то сводные затраты при вводе будут распределяться во времени по другим принципам. При вводе данных они будут распределяться равномерно от даты начала задачи (или даты последнего ввода данных о фактических затратах) до даты отчета. При распределении MS Project рассчитывает число минут от начала задачи до даты отчета и делит затраты на это число, определяя стоимость одной минуты. Затем каждой минуте от начала задачи до даты отчета назначаются затраты.
Например, в файле cost1.mpp (рис. 19.22) мы обнулили сводные затраты на задачи и включили режим их распределения. Затем, когда мы снова ввели сводные затраты в 1000 р. на каждую из задач, они были распределены по 500 р. в каждый из двух дней (Распределение в этом случае производится па два дня потому, что от начала задачи до даты отчета пройдет два дня. Дата отчета помечена линией на диаграмме Ганта в верхнем представлении). Распределение не зависит от фактических трудозатрат.
При установке этого флажка необходимо учитывать еще одну важную особенность работы MS Project. После того как дата отчета была изменена, мы увеличили данные о фактических затратах на задачи до 3000 р. на каждую (рис. 19.23, файл cost2.mpp). MS Project определил, что с момента последнего ввода информации о фактических затратах они увеличились на 2000 р., и распределил именно эти затраты с момента последнего ввода фактических данных до даты отчета (по 1000 р. на каждый из двух дней). Данные же за предыдущий период остались неизменными.