Учет расчетов с подотчетными лицами
Работники организации в процессе своей трудовой деятельности могут быть направлены в служебные командировки в целях выполнения определенных заданий и видов работ как внутри страны, так и за ее пределами.
Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Направление работника в командировку производится на основании приказа руководителя с указанием цели и срока командирования, а также страны пребывания. Командировка внутри страны оформляется командировочным удостоверением, в котором проставляются отметки о прибытии работника в пункт назначения и его выбытии по завершении командировки. При командировании сотрудников за рубеж командировочное удостоверение не выписывается, поскольку отметки о пересечении границы страны пребывания проставляются в загранпаспорте.
Действующее законодательство предусматривает предоставление ряда компенсационных выплат для работников, направляемых в служебные командировки. Причем компенсационные выплаты как внутри страны, так и за рубежом производятся командируемым работникам, состоящим с предприятиями, учреждениями или организациями в трудовых отношениях.
Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Командированному лицу перед отъездом в загранкомандировку выдается аванс в рублях и иностранной валюте. Определение суммы аванса осуществляется в соответствии с составленной сметой командировочных расходов. Смета содержит перечень расходов, которые предусмотрены для реализации программы или задания по командировке. Чаще всего этот перечень расходов ограничивается предусмотренными компенсационными выплатами.
Выдача аванса подотчетному лицу регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.93 г. №40. Обязательным условием выдачи аванса является проверка наличия остатка подотчетных сумм у работника и его погашение.
По возвращению из загранкомандировки в течение трех календарных дней работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет со всеми документами, подтверждающими фактические расходы.
Остаток неиспользованных средств возвращается в кассу организации.
Учет расчетов с подотчетными лицами по командировкам ведется с применением счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
В организациях, где регулярно осуществляются загранкомандировки, синтетический учет расчетов с командируемыми лицами целесообразно вести в разрезе субсчетов:
- 71-1 "Расчеты с подотчетными лицами в рублях";
- 71-2 "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте".
Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 50 "Касса".
Полученная иностранная валюта, предназначенная для загранкомандировки, с валютного счета приходуется в кассу организации, а затем выдается под отчет командируемому работнику.
В бухгалтерском учете составляются записи:
Дебет 50-4 "Касса в иностранной валюте"
Кредит 52 "Валютные счета"
– На сумму поступившей иностранной валюты в кассу организации согласно представленному чеку;
Дебет 71-2 "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте"
Кредит 50-4 "Касса в иностранной валюте"
– На выдачу аванса командируемому лицу в иностранной валюте.
Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в дебет счетов 10 "Материалы", 26 "Общехозяйственные расходы" и др. в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 "Касса".
Не возвращенные подотчетными лицами суммы авансов списывают со счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" суммы авансов списывают в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (если они не могут быть удержаны из суммы оплаты труда работников).