Кадровый учет
Сведения о кадрах в информационной базе "1С:Бухгалтерии 8" разделены по смыслу.
Для хранения информации общего характера о работнике, не связанной с выполнением конкретных должностных обязанностей (паспортные данные и т.д.) предназначен справочник "Физические лица" (меню "Кадры" › "Физические лица"). Для хранения информации, связанной с выполнением должностных обязанностей (организация, подразделение, должность, табельный номер), используется регистр сведений "Работники организаций" (меню "Зарплата" › "Работники организаций"). Сведения об условиях оплаты труда хранятся в регистре сведений "Плановые начисления работников организации" (меню "Зарплата" › "Плановые начисления работников организаций"). Такое раздельное хранение информации не создает неудобств пользователю, но упрощает его работу в ситуации, когда один работник числится в нескольких организациях информационной базы: общую информацию о таком работнике потребуется ввести только один раз для размещения ее в справочнике "Физические лица".
Для ввода сведений о новом работнике в информационную базу пользователю не потребуется перебирать упомянутые выше команды меню: они предназначены преимущественно для последующего просмотра информации.
В "1С:Бухгалтерия 8" информация о кадрах вводится с помощью документов. Первоначальный ввод информации осуществляется документом "Прием на работу" (меню "Кадры" › "Прием на работу в организацию").
Из этого документа заполняются упомянутые выше регистры и справочники "Сотрудники организаций" и "Физические лица" (если сотрудник вносится в информационную базу впервые). Прием на работу в организацию проводится с соблюдением ограничений, вытекающих из трудового законодательства РФ: одно и то же физическое лицо может быть оформлено работником нескольких организаций, но основное место работы у него может быть лишь в одной из них; в других же организациях работник должен быть оформлен как внешний совместитель. Работник может быть принят на работу в организацию второй раз, но уже как внутренний совместитель.
При этом внутреннее совместительство должно быть предварительно разрешено соответствующей установкой учетной политики организации, доступной через меню "Предприятие" › "Учетная политика" › "Учетная политика (по персоналу)".
Замечание:
Кроме того, в форме учетной политики по персоналу указывается признак упрощенного учета налога на доходы физических лиц (НДФЛ). При установке флажка "При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный" принимается, что начисленный НДФЛ всегда равен удержанному, без строгого соблюдения требований законодательства. Такой подход упрощает формирование отчетности на предприятиях, где заработная плата выплачивается регулярно и без задержек.