Десять советов, которые стоит запомнить
В этой главе…
В этой главе мы дадим на прощание несколько добрых советов. Вы – пользователь Word, а значит, нуждаетесь в поддержке и одобрении. Word– это упрямая программа, но все же не стоит воспринимать ее как воплощение зла. В конце концов, это же просто работа. Надеюсь, книга Word2003 для "чайников" не только научила вас работать в Word, но и немного развлекла. Ну а теперь, в качестве прощального жеста, позвольте кое о чем напомнить…
Пусть поработает Word
Word столько всего умеет! И тем не менее все еще находятся упрямые пользователи, которые норовят все сделать своими руками – просто потому, что так привычнее. Это неправильно! С помощью различных команд можно заставить Word выполнить практически любое задание, но вы никогда не научитесь применять эти команды, если будете работать по старинке.
Запаситесь бумагой для принтера, тонером и канцтоварами
Если вы покупаете бумагу для принтера, возьмите десять пачек. Если покупаете картридж с тонером или ленту для принтера, берите сразу несколько штук. Кроме того, следите, чтобы на столе всегда были ручки, бумага для записей, ластики, скрепки и прочие канцелярские принадлежности.
При работе на компьютере не забывайте делать резервные копии файлов, поэтому, каким бы объемным ни был ваш жесткий диск, следует иметь запас дискет, а еще лучше – супер-дисков (LS-120) или Zip-дисков! Съемные диски пригодятся для резервного копирования ваших документов, для обмена файлами с другими пользователями Word, а также для того, чтобы носить компьютерные игры из дома на работу и наоборот. Хранить резервные копии рекомендуем в надежном месте. (Я храню свой Zip-диск с резервной копией в несгораемом сейфе.) Для копирования документов на съемные диски используйте Windows; о том, как копировать на диск, можно прочесть в книге ПК для чайников или в любом другом издании по Windows.
Держите справочники под рукой
С помощью Word мы все время что-то пишем. А значит, должны знать правила грамматики и орфографии, а также следовать им. Несмотря на постоянно повышающийся уровень грамотности Word, я советую держать под рукой словари – орфографические и толковые. Неплохо приобрести и справочник по грамматике. Лучше всего отправиться в книжный магазин и закупить сразу все необходимые книги. Не пожалеете.
Поддерживайте порядок в файлах
Файлы с документами храните в папках на жестком диске. Документы, объединенные одной темой, помещайте в одну папку.
Не забывайте о команде CTRL + Z
CTRL + Z – это комбинация отмены. Если, работая в Word, вы случайно что-то удалили, нажмите эти две клавиши, и пропажа вернется к вам в целости и сохранности. Данная команда работает с буквами, предложениями, абзацами, страницами и очень большими главами гениальных романов. Даже если вы случайно нажали какие-то клавиши, и на экране произошли непонятные изменения, вашим первым действием (после крика) должно стать нажатие комбинации CTRL + Z.
Почаще сохраняйте документ
Передав компьютеру плоды своих долгих раздумий (написав пару-другую предложений), сохраните документ на диске. Еще несколько предложений – и повторите операцию. Проделывайте эту процедуру почаще. Даже если у вас установлен режим автоматического сохранения (Автосохранение, о котором я уже рассказывал в главе 35), все равно сохраняйте документ вручную с помощью комбинации CTRL + S.
Используйте преимущества многооконной работы
Каждый документ, с которым вы работаете в Word, появляется на экране в собственном окне. Одновременно можно держать открытыми десятки окон. Обычно, работая над книгой, я постоянно держу в одном окне план, во втором – открываю главу, над которой работаю, иногда открываю еще несколько окон– с другими главами, приложениями, указателями.
Чтобы переключаться между окнами, я пользуюсь кнопками на панели задач или комбинацией клавиш ALT + Tab.
Часто повторяющийся текст вводите с помощью функции Автотекст
Чтобы быстро вставить в документ часто встречающийся текст (например, свое имя и адрес), создайте для него элемент в словаре автоматической вставки текста Автотекст. Наберите его, затем определите в меню Правка как элемент словаря. Когда вам понадобится ввести его в следующий раз, воспользуйтесь соответствующим сокращением. Чтобы побольше узнать о функции Автотекст, обратитесь к главе 7.
Используйте информативные и легко запоминающиеся, имена файлов
Название ПИСЬМО, безусловно, указывает на содержание файла, но что еще оно может вам сказать? Файл под названием ПИСЬМО ДОМОЙ дает больше информации, но все же недостаточно. Файл ПИСЬМО ДОМОЙ, 23 АПРЕЛЯ – уже лучше. Ну а для краткости я рекомендую такой вариант: 23_4 ПИСЬМО ДОМОЙ (полезно также хранить его в каталоге ПЕРЕПИСКА). В общем, идея понятна: имена файлов должны быть конструктивными и информативными.
Не относитесь ко всему слишком серьезно
С компьютером вам всегда должно быть легко и весело. Слишком многие пользователи, работающие на ПК, склонны впадать в панику при возникновении малейших трудностей. Не стоит! И уж не следует пытаться заново устанавливать Word при возникновении каждой пустяковой неполадки. Любую проблему можно решить. Если вы не нашли подходящего совета в этой книге, обратитесь к своему гуру. Кто-нибудь обязательно вам поможет!