Бланк трудовой книжки: нюансы оформления
Сначала поговорим о понятии и форме трудовой книжки. Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланка трудовой книжки и обеспечения им работодателя устанавливаются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти. Так, Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225, а Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №69. Этими документами и нужно руководствоваться работодателю при оформлении трудовой книжки на работника.
В настоящее время на территории РФ применяется бланк трудовой книжки нового образца (введен в действие в 2004 году). При этом наравне с ним применяются ранее разработанные образцы трудовых книжек, которые не подлежат обмену на новые (п. 2 постановления №225).
Кто оформляет трудовые книжки
Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (п. 3 Правил). Это означает, что индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки работающих у них сотрудников в том же порядке, что и работодатели – юридические лица.
Кстати, если сотрудник устроился на работу впервые, то работодатель обязан ему оформить трудовую книжку (п. 8 Правил). В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением и т. д. работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новый бланк (ст. 65 ТК РФ).
Бланк трудовой книжки предполагает внесение сведений о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также указание оснований прекращения трудового договора и сведений о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
Где взять бланк
Распространением бланков трудовой книжки занимаются организации и индивидуальные предприниматели, которые отвечают требованиям, установленным Объединением "ГОЗНАК" Минфина России. Бланки доставляются службой доставки защищенной полиграфической продукции, работодателем со склада указанного объединения или распространителя либо иным способом по соглашению сторон (п. 3 и 5 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22.12.2003 №117н).
При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель по общему правилу взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение (п. 47 Правил). Исключение составляют случаи массовой утраты трудовых книжек в результате каких-либо чрезвычайных обстоятельств, неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее либо порчи не по вине работника (п. 34 и 48 Правил).
Как вести записи в трудовой книжке
Справедливости ради стоит отметить, что упомянутые выше Инструкция и Правила рассчитаны скорее на работодателей – юридических лиц, чем на индивидуальных предпринимателей.
Как уже отмечалось, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также указываются основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе (п. 4 Правил). В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в качестве заголовка пишется полное наименование организации, а также сокращенное наименование при его наличии (п. 3.1 Инструкции). А что писать ИП? Представляется, что он должен указать свой статус и ФИО (например, "Индивидуальный предприниматель Пугачев Алексей Вячеславович").
Имейте в виду:
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в бланк трудовой книжки на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). При увольнении запись необходимо внести в день увольнения (п. 10 Правил).
Более того, записи в трудовую книжку нужно вносить без каких-либо сокращений и с присвоением порядкового номера в пределах раздела (п. 11 Правил). Например, в разделе "Сведения о работе" записи следует указывать по порядку, начиная с первого места работы и продолжая по мере заполнения книжки.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись. Однако имейте в виду: подпись сотрудник должен ставить не в самой книжке, а в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12 Правил). Бланк личной карточки работника №Т-2 утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.
Также в трудовой книжке должны быть сведения о награждении (поощрении) работника за трудовые заслуги. Например, о присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимыми работодателями (п. 24 Правил). Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (п. 3.1 Инструкции).
Важно помнить, что в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Неверная запись признается недействительной, затем вносится правильная запись (п. 30 Правил).
Когда работник увольняется
Порядок внесения в трудовую книжку записей о расторжении трудового договора стоит упомянуть отдельно. Запись в бланк книжки об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона (ст. 84.1 ТК РФ)!
Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении (п. 35 Правил). Причем при увольнении работник ставит свою подпись под всеми записями, внесенными в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, кроме случаев, когда в день увольнения выдать трудовую книжку работнику невозможно (п. 35 Правил).
Обратите внимание:
Задержка трудовой книжки работника незаконна в любом случае. Даже если работник не выполнил какие-то свои обязательства (например, не заполнил полностью обходной лист, не сдал технику и материалы), трудовая книжка в день расторжения с ним трудового договора отдается в любом случае. Иначе работодатель нарушит трудовое законодательство, за что предусмотрены меры ответственности.
Кроме того, при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный за все время задержки заработок (п. 35 Правил).