Что надо знать о расчете среднесписочной численности
Среднесписочная численность рассчитывается по состоянию на 1 января текущего года. Исключения составляют случаи реорганизации или создания организации вновь.
Порядок расчета следующий.
Расчет среднесписочной численности работников за месяц
Сначала определяется среднесписочная численность работников за каждый месяц. Она рассчитывается на основании списочной численности, приводимой на определенную дату. Например, на последнее число отчетного периода. Необходимо просуммировать списочную численность работников за каждый календарный день месяца, то есть с 1-го по 30 или 31-е число (для февраля – по 28 или 29-е число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни. Полученную сумму надо разделить на число календарных дней месяца.
Ежедневный учет списочной численности работников производится на основании первичной документации по учету труда и его оплаты (например, приказы о приеме, переводе работников на другую работу, прекращении трудового договора и так далее).
В списочной численности за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам. Например, работники, находящиеся в служебных командировках, если за ними сохраняется заработная плата в данной организации; направленные с отрывом от работы в образовательные учреждения для повышения квалификации или приобретения новой профессии (специальности), если за ними сохраняется заработная плата; не явившиеся на работу по болезни и так далее.
Существуют также категории работников, не включаемых в списочную численность. Например, работники, принятые по совместительству из других организаций или выполняющие работу по договорам гражданско-правового характера.
Необходимо иметь в виду, что некоторые работники, включаемые в списочную численность, в расчет среднесписочной численности не включаются. Это женщины, находящиеся в отпусках по беременности и родам; лица, находящиеся в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в дополнительном отпуске по уходу за ребенком; работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находящиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы.
Пример расчета среднесписочной численности работников за месяц
Допустим, что в организации на начало месяца было 239 штатных сотрудников, одна сотрудница находилась в дополнительном отпуске по уходу за ребенком; 10 июля был уволен инженер Иванов С.П.; 16 июля была зачислена в штат Алексеева Т.И. на должность кассира. Организация работает по графику пятидневной рабочей недели.
| Числа месяца | Списочная численность | В том числе НЕ подлежат включению в среднесписочную численность | Подлежат включению в среднесписочную численность (графа 2 минус графа 3) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1 (вс) | 239 | 1 | 238 | |
| 2 | 239 | 1 | 238 | |
| 3 | 239 | 1 | 238 | |
| 4 | 239 | 1 | 238 | |
| 5 | 239 | 1 | 238 | |
| 6 | 239 | 1 | 238 | |
| 7 (сб) | 239 | 1 | 238 | |
| 8 (вс) | 239 | 1 | 238 | |
| 9 | 239 | 1 | 238 | |
| 10 | 239 | 1 | 238 | Увольнение инженера |
| 11 | 238 | 1 | 237 | |
| 12 | 238 | 1 | 237 | |
| 13 | 238 | 1 | 237 | |
| 14 (сб) | 238 | 1 | 237 | |
| 15 (вс) | 238 | 1 | 237 | |
| 16 | 239 | 1 | 238 | Прием кассира |
| 17 | 239 | 1 | 238 | |
| 18 | 239 | 1 | 238 | |
| 19 | 239 | 1 | 238 | |
| 20 | 239 | 1 | 238 | |
| 21 (сб) | 239 | 1 | 238 | |
| 22 (вс) | 239 | 1 | 238 | |
| 23 | 239 | 1 | 238 | |
| 24 | 239 | 1 | 238 | |
| 25 | 239 | 1 | 238 | |
| 26 | 239 | 1 | 238 | |
| 27 | 239 | 1 | 238 | |
| 28 (сб) | 239 | 1 | 238 | |
| 29 (вс) | 239 | 1 | 238 | |
| 30 | 239 | 1 | 238 | |
| 31 | 239 | 1 | 238 | |
| ИТОГО | 7373 |
Обратите внимание на то, что численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день. При наличии двух или более выходных или праздничных (нерабочих) дней подряд численность работников списочного состава за каждый из этих дней принимается равной численности работников списочного состава за рабочий день, предшествовавший выходным и праздничным (нерабочим) дням.
В нашем примере в списочной численности организации (графа 2) учтена сотрудница, которая находится в дополнительном отпуске по уходу за ребенком, но уже при расчете среднесписочной численности (графа 4) показатель по каждой строке уменьшен на единицу.
Таким образом, сумма численности работников списочного состава, подлежащих включению в среднесписочную численность, за все дни месяца составляет 7 373, календарное число дней в месяце – 31.
Среднесписочная численность работников за месяц составила 237.84 человека (7 373/31 = 237.84).
При формировании отчетности численность показывается в целых единицах, округление делается в сторону увеличения. В результате среднесписочная численность работников организации за июль 2007 г. составила 238 человек.